کالای جدید

کد حسابداری

کد حسابداری کالا به طور اتوماتیک توسط نرم افزار تعیین می شود و از عدد یک شروع می شود. با این حال، شما می توانید کد حسابداری را بصورت دستی نیز تعیین کنید. برای این کار، سوییچ شماره گذاری را به دستی تغییر دهید. در صورت تعیین دستی، کد حسابداری باید حداکثر شش رقم و غیرتکراری باشد.

فعال بودن یا نبودن کالا

کالاها به طور پیش‌فرض فعال هستند. با برداشتن تیک فعال، کالا در لیست‌ها و گزارش‌ها نمایش داده نمی‌شود، اما تراکنش‌های قبلی حذف نمی‌گردند. این گزینه برای کالاهای قدیمی یا بدون گردش مناسب است.

تعیین تصویر برای کالا

در صفحه مشخصات کالا، روی گزینه انتخاب کلیک کرده و تصویر را از سیستم خود بارگذاری کنید. تصویر کالا در کارت حساب، لیست کالا و خدمات در اپ اندروید و وب موبایل، و فرم‌های طراحی‌شده با فرم‌ساز قابل مشاهده است. همچنین در فاکتور فروش سریع نیز تصاویر قابل مشاهده هستند.

نام کالا

نام نمایشی کالا در نرم‌افزار و گزارش‌ها است و تکمیل آن اجباری می‌باشد.

کد کالا

کد کالا بصورت دستی توسط کاربر (حداکثر بیست کاراکتر شامل حروف و عدد) تعیین می شود. تعیین کد کالا اختیاری است و می تواند تکراری باشد، اما توصیه می شود برای جستجوی راحت تر، برای هر کالا یک کد منحصربه فرد تعیین شود.

بارکد

بارکد را می‌توان دستی وارد یا اسکن کرد و برای یک کالا چند بارکد تعریف نمود. در صورت تعیین چند بارکد برای کالا، باید آنها را از طریق " ; " از یکدیگر جدا کرد.

دسته‌بندی کالا

دسته بندی، کالاها را بر اساس معیارهایی مانند برند یا جنس تفکیک می کند و امکان بررسی گزارش های تفکیک شده را فراهم میکند. ساختار دسته بندی بصورت درختی بوده و محدودیتی برای تعریف تعداد دسته بندی وجود ندارد. برای تعیین دسته بندی، فیلد دسته بندی را انتخاب و با گزینه به اضافه یک دسته بندی جدید ایجاد کنید. می توان دسته بندی های قدیمی را با گزینه های ویرایش و حذف، مدیریت کرد، اما نام دسته بندی پیش فرض نرم افزار یعنی کالاها نباید تغییر کند.

نوع کالا

در زمان تعریف کالا می‌توان نوع آن را به یکی از موارد مواد اولیه، کالای نیمه‌ساخته یا محصول تعیین کرد.

بررسی سربرگ‌های موجود در صفحه مشخصات کالا

در صفحه مشخصات کالا سربرگ‌هایی وجود دارد که می‌توانید اطلاعات تکمیلی مربوط به کالا را در هر یک از این سربرگ‌ها وارد و مدیریت کنید.

سربرگ فروش

در این بخش قیمت خرید و فروش و توضیحات مرتبط مشخص می‌شود.

اگر مایلید برای هر کالا لیست قیمت فروش اختصاصی ایجاد کنید یا تغییراتی در لیست قیمت های فروش پیش فرض ایجاد کنید، باید روی آیکن لیست قیمت کلیک کرده و تغییرات را اعمال کنید. در صورت استفاده از سیستم چند ارزی، امکان تعیین واحد پولی برای لیست قیمت نیز وجود دارد.

فیلد توضیحات خرید و فروش به طور پیش‌فرض با نام کالا تکمیل می‌شود، اما قابل ویرایش است. توجه کنید که توضیحات خرید و فروش و نسخه چاپی فاکتورها، درج می‌گردد.

سربرگ عمومی

واحدهای اندازه‌گیری کالا در این بخش وارد می‌شوند. برای تعریف کالای دو واحدی ، روی عبارت کالا بیش از یک واحد دارد کلیک کنید. سپس واحد اصلی، واحد فرعی و ضریب تبدیل را مشخص کنید. ضریب تبدیل باید به گونه ای باشد که حاصل ضرب آن در واحد فرعی، برابر با واحد اصلی شود. به عنوان مثال، اگر واحد اصلی کیلو و واحد فرعی گرم باشد، ضریب تبدیل هزار خواهد بود، یعنی هر هزار گرم برابر با یک کیلو است. توجه کنید در فاکتورها، واحد اصلی به طور پیش فرض نمایش داده می شود، اما با تغییر آن به واحد فرعی، قیمت کالاها با توجه به ضریب تبدیل تغییر می کند.

در فیلد وزن (کیلوگرم) می‌توانید وزن هر واحد اصلی کالا را ثبت کنید. این فیلد برای کالاهایی است که وزن هر واحد آن‌ها ثابت است. برای مثال، اگر آب معدنی با واحد اصلی شل و واحد فرعی عدد تعریف شده باشد، وزن هر شل در این فیلد ثبت می‌شود. اگر وزن هر شل ۶ کیلوگرم باشد، عدد ۶ وارد می‌شود. پس از ثبت فاکتورهای خرید و فروش و رسیدها و حواله‌های انبار، وزن کل اقلام هر سند نیز قابل مشاهده است. این اطلاعات به محاسبه وزن بار در فرایند باربری و حمل‌ونقل کمک می‌کند.

در فیلد توضیحات می‌توانید اطلاعات و توضیحات اضافی مربوط به کالا را ثبت کنید. این توضیحات بعداً از طریق کارت حساب کالا قابل مشاهده و بررسی خواهند بود.

سربرگ موجودی کالا

اطلاعاتی مانند کنترل موجودی، زمان انتظار، نقطه سفارش و حداقل سفارش در این قسمت وارد می‌شود.

گزینه کنترل موجودی باید برای همه کالاها فعال باشد (در غیر این صورت کالا به عنوان خدمت در نرم افزار شناسایی می‌شود).

نقطه سفارش سطح موجودی برای ثبت سفارش خرید است.

زمان انتظار مدت لازم برای موجود شدن کالا و حداقل سفارش کمترین تعداد سفارش قابل ثبت است. این فیلدها جنبه اطلاعاتی دارند و در محاسبات مالی تأثیری ندارند.

سربرگ مالیات

در این بخش نوع مالیات، کد مالیاتی، واحد مالیاتی و وضعیت شمول مالیات بر ارزش افزوده مشخص می‌شود.

در صورت مشمول بودن کالا به مالیات بر ارزش افزوده، گزینه های مربوط به مشمولیت مالیات خرید و فروش فعال و نرخ مالیات ارزش افزوده خرید و فروش وارد می شود.

نوع مالیات به‌صورت پیش‌فرض در نرم‌افزار تعیین شده است. در صورت نیاز به تغییر این مقدار، حتماً با مشاور مالیاتی مشورت کنید. این فیلد صرفاً در تهیه گزارش مالیاتی فایل TTMS کاربرد دارد.

سازمان صمت برای رهگیری کالا در صورتحساب‌های الکترونیکی، یک شناسه یکتای ۱۳ رقمی اختصاص می‌دهد. اگر قصد دارید صورتحساب‌های خود را به سامانه مؤدیان با نوع یک یا دو ارسال کنید، ثبت شناسه مالیاتی کالا الزامی است.

واحد مالیاتی، معیار اندازه‌گیری کالا در صورتحساب ارسالی به سامانه مؤدیان است. اگر این فیلد را تعیین نکنید، کالا بر اساس واحد ثبت‌شده در فاکتور به سامانه ارسال می‌شود.

ذخیره و امکانات بعد از تعریف کالا

پس از تکمیل اطلاعات، روی گزینه کلیک کنید تا کالا تعریف شود. بعد از ذخیره، امکانات دیگری نیز در اختیار شما قرار می‌گیرد.

از طریق گزینه جدید می‌توانید یک کالای جدید ثبت کنید.

با استفاده از گزینه تاریخچه می‌توانید سابقه تغییرات ثبت‌شده برای کالا را مشاهده کنید.

با استفاده از گزینه کپی صفحه مشخصات کالای جدیدی با همین اطلاعات باز می‌شود. در صورت نیاز، می‌توانید اطلاعات را بررسی کرده، موارد دلخواه را تغییر دهید و سپس کالا را ذخیره کنید.

از طریق گزینه آرشیو می‌توانید مستندات و فایل‌های مرتبط مانند تصویر، فایل صوتی و سایر فایل‌ها را به کالا پیوست کنید.

همچنین با استفاده از گزینه یادداشت می‌توانید توضیحات یا یادداشت‌های مورد نظر را برای کالا ثبت کنید. اگر یادداشت را بصورت عمومی ثبت کنید، همه کاربران کسب‌وکار می‌توانند آن را ببینند. اگر یادداشت را بصورت خصوصی ثبت کنید، فقط خودتان به آن دسترسی دارید.