برگشت از فروش

برگشت از فروش به حالتی گفته می‌شود که مشتری تمام یا بخشی از اقلام یک فاکتور فروش را به دلایل مختلفی مانند عدم تطابق کالا با سفارش، خراب بودن، شکستگی و موارد مشابه بازگرداند. در این شرایط عملیات برگشت از فروش انجام می‌شود. با ثبت برگشت از فروش، کالا دوباره به مجموعه بازمی‌گردد و در نتیجه موجودی کالا در سیستم افزایش می‌یابد. همچنین بدهی مشتری به مجموعه کاهش پیدا می‌کند؛ زیرا بخشی از کالاهای فروخته‌شده را بازگردانده است.

در این روش ابتدا باید فاکتور فروش را پیدا کرده و آنرا برگشت دهید. برای اینکار، از منوی فروش و درآمد > فاکتورهای فروش بروید. پس از انتخاب ردیف فاکتور فروش مورد نظر، باید روی گزینه سه نقطه کلیک کرده و گزینه برگشت فاکتور را انتخاب کنید. با اینکار، صفحه فاکتور برگشت از فروش باز می شود. از آنجایی که این فاکتور مستقیما از فاکتور فروش برگشت خورده است، فیلد ارجاع بصورت خودکار تکمیل می شود. در این صفحه، همه آیتم های فاکتور فروش نمایش داده می شوند که صرفا باید اقلامی که برگشت خورده اند نگهداری و بقیه کالاها حذف شوند. پس از بررسی سایر اطلاعات فاکتور مانند تاریخ و تاریخ سررسید، میتوان اطلاعات فاکتور برگشت از فروش را ذخیره کرد.

برای اینکار به منوی فروش و درآمد > برگشت از فروش بروید. در این صفحه، اطلاعات فاکتور برگشت از فروش (شامل پروژه، کالا و غیره) باید ثبت شود.

شماره

نرم افزار به هر فاکتور شماره ای از هزار اختصاص می دهد. در صورت تمایل، می توانید سوییچ شماره گذاری را روی حالت دستی قرار دهید و شماره را به صورت دستی تعیین کنید. توجه کنید که شماره فاکتور فروش باید حداکثر 20 کاراکتر (حروف و عدد) و غیرتکراری باشد. همچنین در صورت تعیین شماره فاکتور به‌صورت دستی، باید کاراکتر پایانی شماره فاکتور یک عدد یا شمارنده باشد تا نرم‌افزار بتواند شماره فاکتورهای فروش بعدی را بر اساس آن محاسبه و به‌صورت ترتیبی ثبت کند.

ارجاع

در فاکتور برگشت از فروش، فیلد ارجاع برای مشخص کردن این موضوع استفاده می‌شود که فاکتور برگشت از فروش مربوط به کدام فاکتور فروش است. اگر بدانید کالا/کالاهای برگشتی مربوط به کدام فاکتور فروش بوده، می‌توانید شماره آن فاکتور را در این فیلد وارد کنید. در غیر این صورت می‌توانید این فیلد را خالی بگذارید یا از آن برای ثبت سایر موارد پیگیری استفاده کنید.

تاریخ و زمان

تاریخ ثبت فاکتور باید در بازه زمانی سال مالی جاری باشد و امکان ثبت ساعت نیز وجود دارد. توجه داشته باشید که تاریخ و ساعت درج‌شده در صفحه فاکتور در محاسبات بهای تمام‌شده تأثیرگذار است و صرفاً تاریخ ثبت فاکتور ملاک محاسبه نخواهد بود.

تاریخ سررسید

این تاریخ، یک تاریخ قراردادی است و معمولاً برای تعیین مهلت تسویه استفاده می‌شود. این تاریخ می‌تواند خارج از بازه سال مالی جاری بوده و حتی به سال‌های بعد تعلق داشته باشد، اما ثبت تاریخی که قبل از شروع سال مالی جاری باشد امکان‌پذیر نیست.

پروژه

اگر فاکتور با یک پروژه خاص مرتبط باشد، می‌توانید پروژه را انتخاب یا در همان بخش پروژه جدیدی تعریف کنید. این قابلیت به تفکیک بخش‌های مختلف کسب‌وکار و پیگیری جداگانه فاکتورها کمک می‌کند.

مشتری

در این بخش باید نام مشتری تعیین شود. می‌توانید مشتری را بر اساس نام، ایمیل، کد یا شماره موبایل جستجو کنید. اگر مشتری موردنظر قبلاً در سیستم تعریف نشده باشد با استفاده از گزینه (به‌اضافه سبزرنگ)، می‌توانید از همین بخش آن را تعریف کنید.

عنوان

بطور خودکار بر اساس نام مشتری تکمیل می شود و قابل تغییر است. این عنوان به عنوان نام خریدار در نسخه چاپی فاکتور نمایش داده می شود.

واحد پول

بصورت پیش‌فرض، واحد پول فاکتور بر اساس واحد پول اصلی نرم‌افزار تکمیل می‌شود. در صورت فعال بودن سیستم چندارزی، می‌توانید از سایر ارزهای تعریف‌شده نیز به‌عنوان واحد پول فاکتور استفاده کنید. در این حالت باید نرخ ارز را در جدول تبدیل نرخ ارز جدول تبدیل نرخ ارز و بر اساس تاریخ تراکنش ثبت کرده باشید.

فروشنده

در طرح‌های آزمایشی، سه، چهار و پنج، اگر بازاریاب تعریف کرده باشید، می‌توانید آن را در فیلد فروشنده انتخاب کنید.
پس از انتخاب فروشنده، یکی از فیلدهای مبلغ یا درصد پورسانت نمایش داده می‌شود و آیکن مربوط به آن نیز در کنار فیلد قرار می‌گیرد. اگر در مشخصات فروشنده مبلغ ثابتی برای پورسانت تعریف شده باشد، فیلد مبلغ به‌صورت پیش‌فرض نمایش داده می‌شود و نرم‌افزار پورسانت را بر همان اساس محاسبه می‌کند.
در صورت کلیک روی آیکن مبلغ اگر برای فروشنده درصد ثابتی نیز تعریف شده باشد، فیلد مبلغ به درصد تغییر کرده و درصد ثابت پورسانت نمایش داده می‌شود. در این حالت، نرم‌افزار پورسانت را بر اساس اولویت‌بندی درصدها محاسبه می‌کند. توجه داشته باشید که تعیین فروشنده در فاکتور برگشت از فروش باعث کاهش پورسانت فروشنده می‌شود.

ستون کالا

در این ستون می‌توانید کالا یا خدمت موردنظر را بر اساس نام، کد حسابداری یا کد کالا و خدمات جستجو کرده و به فاکتور اضافه کنید. اگر کالا یا خدمت موردنظر قبلاً در سیستم تعریف نشده باشد، می‌توانید از همین بخش و با استفاده از گزینه به‌اضافه سبزرنگ، کالا یا خدمت جدید را تعریف کنید.

ستون شرح

این فیلد بر اساس توضیحات فروش کالا یا خدمت که در صفحه مشخصات کالا/خدمت ثبت کرده‌اید به‌صورت خودکار تکمیل می‌شود و در صورت نیاز می‌توانید آن را تغییر دهید. این اطلاعات در نسخه چاپی فاکتور نیز نمایش داده می‌شود.

ستون واحد

پس از انتخاب کالا یا خدمت، ستون واحد به‌صورت خودکار بر اساس واحد اصلی کالا تکمیل می‌شود. اگر کالا دو واحدی باشد، امکان تغییر واحد نیز وجود دارد.

ستون تعداد

باید تعداد یا مقدار کالا/خدمتی که توسط مشتری برگشت داده شده را وارد کنید. امکان ثبت تعداد اعشاری نیز وجود دارد (با استفاده از دکمه اسلش).

ستون مبلغ واحد

مبلغ هر واحد کالا یا خدمت وارد می شود. با کلیک روی این فیلد، قیمت خرید و فروش نمایش داده می شود. اگر مشتری تعیین شده باشد، آخرین قیمت فروش به آن مشتری قابل مشاهده و انتخاب است. همچنین در صورت تعریف لیست قیمت، می توان قیمت مورد نظر را انتخاب کرد.

ستون تخفیف

در این ستون می‌توانید بصورت تکی برای هر ردیف کالا/خدمت، تخفیف را بر اساس درصد یا مبلغ تعیین کنید. برای این کار روی فیلد تخفیف کلیک کرده و سپس روی علامت مبلغ یا درصد کلیک کنید تا بتوانید تخفیف را بر اساس درصد یا مبلغ وارد کنید.

مالیات

اگر درصد مالیات بر ارزش افزوده در مشخصات کالا یا خدمت ثبت شده باشد، این فیلد به‌صورت خودکار تکمیل می‌شود. امکان تعیین درصد مالیات بصورت دستی نیز وجود دارد. برای این کار روی فیلد مالیات کلیک کرده و روی علامت درصد کلیک کنید. در پنجره بازشده درصد مالیات را تعیین کنید.

ستون مبلغ کل

مبلغ کل هر ردیف کالا از حاصل ضرب تعداد در مبلغ واحد محاسبه می‌شود، سپس تخفیف از آن کسر شده و مالیات به آن اضافه می‌شود. این ستون به‌صورت خودکار توسط نرم‌افزار محاسبه می‌شود و امکان ثبت دستی آن وجود ندارد.

گزینه افزودن ردیف

با کمک گزینه افزودن ردیف اضافه می توانید ردیف های جدید به تعداد پنج، ده، بیست یا به صورت تکی به فاکتور اضافه کنید.

گزینه دسته بندی

با انتخاب گزینه دسته بندی کالاها و خدمات را بر اساس دسته بندی مشخص به فاکتور اضافه می کنید. در پنجره باز شده، دسته بندی مورد نظر را انتخاب و ردیف های مربوطه را با دکمه اضافه به فاکتور وارد کنید.

گزینه بارکد

اگر برای کالا یا خدمات بارکد تعریف و چاپ شده باشد، با گزینه بارکد می توانید بارکد را اسکن کرده و کالا یا خدمت را به فاکتور اضافه کنید.

گزینه شماره سریال

با استفاده از گزینه شماره سریال می‌توانید شماره سریال را به‌صورت دستی وارد یا اسکن کنید تا کالا به فاکتور اضافه شود. توجه داشته باشید که شماره سریال باید از قبل برای کالا ثبت شده باشد.

گزینه تخفیف

استفاده از گزینه تخفیف می‌توانید یک تخفیف کلی به‌صورت درصدی یا مبلغی ثبت کنید. این تخفیف به‌صورت خودکار بین همه آیتم‌های فاکتور سرشکن می‌شود. همچنین اگر اقلام تخفیف‌دار را قبلاً تعریف کرده باشید، می‌توانید پس از انتخاب گزینه تخفیف، روی گزینه اقلام تخفیف‌دار کلیک کرده و یکی از آن‌ها را انتخاب کنید تا در فاکتور اعمال شود.

گزینه مالیات

با فعال یا غیرفعال کردن گزینه مالیات محاسبه مالیات بر ارزش افزوده در فاکتور برگشت از فروش تعیین می شود.

گزینه توضیحات

گزینه توضیحات امکان ثبت توضیحات مربوط به فاکتور را فراهم می کند. همچنین می توانید توضیحات پرتکرار تعریف کنید تا در فاکتورهای بعدی نیز قابل استفاده باشند. برای این کار، پس از کلیک روی توضیحات، با انتخاب آیکن اضافه، عنوان و متن توضیحات پرتکرار را ثبت کنید. سپس در هنگام ثبت فاکتور، با کلیک روی عنوان، توضیحات به صورت خودکار درج می شوند.

گزینه حمل و نقل

اگر بابت حمل‌ونقل کالای برگشتی مبلغی به مشتری پرداخت می‌کنید، می‌توانید آن را در این بخش ثبت کنید. با کلیک روی گزینه حمل و نقل پنجره‌ای شامل دو فیلد مبلغ و شخص باز می‌شود. اگر مبلغ حمل‌ونقل را در فیلد مبلغ ثبت کنید، درآمد حاصل از حمل‌ونقل کالا به همان میزان کاهش می‌یابد.
اگر در فاکتور فروش مربوط به این فاکتور برگشت از فروش، برای هزینه حمل‌ونقل شخصی مانند راننده تعیین شده باشد، با انتخاب همان شخص در فاکتور برگشت از فروش، بدهی مجموعه به آن شخص نیز به همان میزان کاهش می‌یابد.

گزینه اکسل

امکان ثبت آیتم های فاکتور برگشت از فروش از طریق فایل اکسل وجود دارد. ابتدا با کلیک روی گزینه اکسل فایل الگو مطابق فرمت نرم افزار را دانلود کنید. هنگام تکمیل فایل، ثبت کد حسابداری یا بارکد برای شناسایی کالا یا خدمت الزامی است. سپس با انتخاب گزینه دریافت از اکسل، فایل را بارگذاری کنید تا در صورت صحت اطلاعات، کالاها و خدمات به فاکتور اضافه شوند.

گزینه سایر

این گزینه امکان ثبت مبالغ اضافات یا کسورات را فراهم می کند که مستقیما بر بهای تمام شده کالا تأثیر می گذارند. پس از ثبت کالاها و مبالغ، با کلیک روی سایر در پنجره باز شده با انتخاب آیکن مثبت برای اضافات یا منفی برای کسورات، عنوان و مبلغ را وارد و تأیید کنید. نرم افزار مبلغ را به صورت خودکار بین کالاها سرشکن می کند.

قیمت فروش (لیست قیمت)

اگر در تنظیمات کسب وکار، لیست قیمت تعریف شده باشد، می توانید لیست قیمت را در فاکتور انتخاب کنید تا قیمت کالا و خدمات بر اساس آن تعیین شود.

ذخیره فاکتور

پس از تکمیل اطلاعات، می‌توانید فاکتور را با یکی از سه حالت زیر ذخیره کنید:
پیش‌نویس: فاکتور به‌صورت پیش‌نویس (پیش‌فاکتور) ذخیره می‌شود.
تأیید شده: فاکتور به‌صورت قطعی ثبت و ذخیره می‌شود.
تأیید شده و بعدی: فاکتور به‌صورت قطعی ذخیره می‌شود و هم‌زمان یک فاکتور جدید برای ثبت فاکتور بعدی باز خواهد شد.

پس از ذخیره فاکتور، امکانات مختلفی برای مدیریت آن در اختیار شما قرار دارد:

حذف

با استفاده از گزینه حذف می‌توانید فاکتور را حذف کنید.

ویرایش

با استفاده از گزینه ویرایش می‌توانید اطلاعات فاکتور را ویرایش کنید.

تاریخچه

با کمک گزینه تاریخچه امکان مشاهده و بررسی تاریخچه تغییرات فاکتور را در اختیار شما قرار می‌دهد.

ارسال

این بخش شامل گزینه‌هایی مانند لینک دائمی و ارسال ایمیل برای ارسال اطلاعات است.

لینک دائمی

پس از ذخیره فاکتور، حسابفا یک لینک دائمی برای آن ایجاد می‌کند. می‌توانید این لینک را کپی کنید و برای افراد ارسال کنید.

ارسال از طریق ایمیل

با کمک آیتم ارسال ایمیل می‌توانید اطلاعات را از طریق ایمیل برای افراد ارسال کنید.

ارسال پیامک

اگر پنل پیامکی کسب‌وکار فعال باشد و اعتبار کافی داشته باشید، می‌توانید اطلاعات فاکتور را از طریق پیامک برای تأمین‌کننده ارسال کنید.

چاپ

با استفاده از گزینه چاپ می‌توانید فاکتور را چاپ کنید. در بخش تنظیمات چاپ می‌توانید نوع کاغذ، قالب چاپ (در صورت طراحی از طریق فرم‌ساز) و اطلاعات قابل نمایش مانند اطلاعات فاکتور، اطلاعات کسب‌وکار، نمایش مانده حساب شخص و موارد مشابه را در نسخه چاپی تعیین کنید.

صدور اطلاعات به اکسل

با استفاده از گزینه اکسل می‌توانید اطلاعات فاکتور را در قالب فایل اکسل دانلود کنید.

گزینه PDF

با استفاده از گزینه فایل pdf می‌توانید فاکتور را بصورت فایل PDF دانلود کنید. در تنظیمات چاپ نیز می‌توانید نوع کاغذ، قالب چاپ (در صورت طراحی از طریق فرم‌ساز) و اطلاعات قابل نمایش در نسخه چاپی را مشخص کنید.

آرشیو

از طریق گزینه آرشیو می‌توانید مستندات و فایل‌های مرتبط مانند تصویر، فایل صوتی و سایر فایل‌ها را به فاکتور پیوست کنید.

یادداشت

با استفاده از گزینه یادداشت می‌توانید توضیحات یا یادداشت‌های موردنظر را برای فاکتور ثبت کنید. اگر یادداشت بصورت عمومی ثبت شود، همه کاربران کسب‌وکار امکان مشاهده آن را خواهند داشت؛ اما اگر یادداشت را بصورت خصوصی ثبت کنید، فقط خود شما می‌توانید آن را مشاهده کنید.

بیشتر

تغییر وضعیت به پرداخت شده / پرداخت نشده

امکان تغییر وضعیت فاکتور به پرداخت شده یا پرداخت نشده، بدون توجه به ثبت رسید دریافت. با کمک آیتم تغییر وضعیت به پرداخت نشده و آیتم تغییر وضعیت به پرداخت شده میتوان این تغییر را انجام داد .

تغییر وضعیت به ارسال شده / ارسال نشده

اگر پنل پیامک فعال باشد و پیامک به مشتری ارسال شده باشد، وضعیت به‌صورت خودکار به ارسال شده تغییر می‌کند. با کمک آیتم تغییر وضعیت به ارسال نشده و آیتم تغییر وضعیت به ارسال نشده میتوان در صورت نیاز وضعیت پیامک را به صورت دستی تغییر داد.

کپی

با کمک گزینه کپی امکان ایجاد نسخه مشابه از فاکتور با قابلیت ویرایش و ذخیره بصورت پیش‌نویس یا تأیید شده. در بخش بررسی لیست فاکتورهای برگشت از فروش هر یک از این گزینه ها را با جزئیات بیشتری بررسی خواهیم کرد.

ارسال به سامانه مودیان

این گزینه برای کاربرانی فعال است که از اشتراک‌های نوع ۲، ۳، ۴ یا ۵ استفاده می‌کنند و کسب‌وکار خود را به سامانه مؤدیان متصل کرده‌اند. با انتخاب این گزینه، فاکتور به لیست سامانه مودیان حسابفا ارسال خواهد شد.

چاپ برچسب آدرس

شامل اطلاعات گیرنده و فرستنده است و امکان تعیین قالب، اندازه لیبل، نوع کاغذ و اطلاعات قابل نمایش از طریق تنظیمات چاپ وجود دارد. در بخش لیست فاکتورها هر یک از این گزینه ها را با جزییات بیشتری بررسی خواهیم کرد.