لیست کسب و کارها

بصورت پیش فرض هنگام ورود به حساب کاربری، به صفحه لیست کسب‌وکارها هدایت می‌شوید. در این صفحه، تمامی کسب‌وکارهای تعریف‌شده به همراه اطلاعاتی مانند وضعیت اشتراک، تاریخ انقضا، اعتبار سند و سطح دسترسی نمایش داده می‌شوند.

وضعیت اشتراک کسب‌وکارها با رنگ مشخص می‌شود. کسب‌وکارهای دارای اشتراک فعال به رنگ سبز و کسب‌وکارهای منقضی‌شده به رنگ قرمز نمایش داده می‌شوند. این نمایش به شما کمک می‌کند وضعیت اشتراک هر کسب‌وکار را سریع‌تر بررسی کنید و در صورت نیاز نسبت به تمدید آن اقدام کنید.

مالک کسب‌وکار، شخصی است که کسب‌وکار را در حساب کاربری خود ایجاد می‌کند و بالاترین سطح دسترسی و اختیارات را دارد. مالک می‌تواند کاربران دیگری را با سطوح دسترسی مختلف مانند مدیر یا حسابدار به کسب‌وکار اضافه کند. همچنین امکان تمدید و ارتقای اشتراک، حذف کسب‌وکار، تعیین سطح دسترسی کاربران و دسترسی به گزارش‌ها و اطلاعات مالی را دارد.

دسترسی‌های اختصاصی مالک

برای مشاهده دسترسی‌های مالک، در لیست کسب‌وکارها روی گزینه بیشتر کلیک کنید. دسترسی‌های اختصاصی مالک شامل موارد زیر است: دانلود، تمدید اشتراک، انتقال اشتراک، ارتقا اشتراک، کپی کسب‌وکار ،حذف، تهیه پشتیبانی، بازگردانی پشتیبانی، دانلود آخرین پشتیبانی، تغییر مالکیت.

توجه داشته باشید گزینه دسترسی‌های مالک فقط برای کسب‌وکارهای فعال نمایش داده می‌شود. اگر اشتراک کسب‌وکار منقضی شده باشد، این گزینه در لیست کسب‌وکارها قابل مشاهده نخواهد بود.

با استفاده از گزینه دانلود می‌توانید اطلاعات کسب‌وکار را در قالب فایل اکسل دریافت کنید. این فایل شامل تعاریف، اسناد، رسیدها و سایر اطلاعات ثبت‌شده در کسب‌وکار است. اطلاعات در فایل اکسل به‌صورت تفکیک‌شده و جداگانه نمایش داده می‌شوند و امکان بررسی و تحلیل آن‌ها وجود دارد. توجه داشته باشید که گزارش‌های کسب‌وکار از طریق این قابلیت دانلود نمی‌شوند و باید هر گزارش را به‌صورت جداگانه دریافت کنید.

تمدید اشتراک

هنگام ایجاد اولین کسب‌وکار در حسابفا، یک دوره آزمایشی رایگان ۱۵ روزه فعال می‌شود. پس از پایان این دوره، برای ادامه استفاده از امکانات نرم‌افزار باید از طریق تمدید اشتراک اشتراک تهیه کنید. خرید اشتراک به معنای فعال‌سازی یکی از طرح‌های حسابفا (۱، ۲، ۳، ۴ یا ۵) در بازه‌های زمانی یک، سه، شش یا دوازده ماهه است. پرداخت اشتراک به‌صورت آنلاین و یکجا انجام می‌شود و امکان پرداخت قسطی وجود ندارد. پس از پرداخت از طریق درگاه بانکی و کارت‌های عضو شبکه شتاب، اشتراک کسب‌وکار فعال می‌شود. امکانات هر طرح مطابق اطلاعات درج‌شده در وب‌سایت حسابفا ارائه می‌شود. سرویس‌هایی مانند پنل پیامک، اعتبار فاکتور آنلاین، اعتبار آموزش، حجم آرشیو و توکن سامانه استعلام، جزو طرح‌های اشتراک نیستند و باید به‌صورت جداگانه تهیه شوند.

اعتبار سند اضافه

هر عملیات حسابداری و تراکنش مالی در حسابفا به‌صورت یک سند حسابداری ثبت می‌شود. هر طرح اشتراک حسابفا، امکان ثبت تعداد مشخصی سند حسابداری را در مدت اعتبار اشتراک فراهم می‌کند که به آن اعتبار سند حسابداری گفته می‌شود. اعتبار سند اضافه، بسته‌ای از اعتبار ثبت سند حسابداری است که پس از اتمام اعتبار سند طرح اشتراک، امکان ثبت اسناد بیشتر را فراهم می‌کند. اعتبار سند حسابداری باید در مدت اعتبار اشتراک کسب‌وکار استفاده شود. در صورت منقضی شدن اشتراک، اعتبار باقی‌مانده از بین می‌رود و امکان بازگشت آن وجود ندارد.

آرشیو

آرشیو حسابفا فضایی برای ذخیره و پیوست فایل‌ها و تصاویر مربوط به کسب‌وکار است. هر کسب‌وکار ۱۰ مگابایت فضای آرشیو رایگان دارد و برای استفاده از فضای بیشتر، باید فضای آرشیو اضافه تهیه شود.

پنل پیامک

با پنل پیامک حسابفا می‌توانید پیامک‌هایی مانند خوش‌آمدگویی، صورتحساب، تشکر از خرید و پیامک‌های یادآوری سررسید را برای مشتریان ارسال کنید. همچنین امکان تنظیم ارسال خودکار پیامک وجود دارد. پس از خرید پنل پیامک، بخش پشتیبانی حسابفا برای فعال‌سازی با شما تماس خواهد گرفت.

اعتبار آموزش

کاربران حسابفا می‌توانند از طریق آموزش‌های عمومی (رایگان) با نرم‌افزار آشنا شوند و نحوه استفاده از امکانات آن را یاد بگیرند. در صورت نیاز به آموزش جامع‌تر، پس از استفاده از آموزش‌های رایگان می‌توانید اعتبار آموزش اختصاصی حسابفا را تهیه کنید. این آموزش‌ها از طریق تماس تلفنی و نرم‌افزارهایی مانند AnyDesk و درسان دسک ارائه می‌شوند.

اعتبار فاکتور آنلاین

فاکتور آنلاین امکان مشاهده فاکتور یا کارتحساب و پرداخت بدهی توسط مشتری را فراهم می‌کند. پس از پرداخت، اسناد حسابداری مربوط به آن به‌صورت خودکار در حسابفا ثبت می‌شوند. برای استفاده از این قابلیت، باید درگاه بانکی PayPing را دریافت و به حسابفا متصل کنید. پس از فعال‌سازی درگاه، با تهیه اعتبار فاکتور آنلاین می‌توانید لینک پرداخت را برای مشتریان ارسال کنید.

توکن سامانه استعلام

سامانه استعلام حسابفا برای بررسی و تأیید صحت اطلاعات هویتی اشخاص حقیقی و حقوقی استفاده می‌شود. با استفاده از این سامانه می‌توانید استعلام‌هایی مانند کد ملی، شناسه ملی، اطلاعات شبا و سایر اطلاعات مرتبط را انجام دهید. برای انجام هر استعلام، از توکن استفاده می‌شود. توکن‌ها اعتبار مصرفی سامانه استعلام هستند و برای استفاده از این قابلیت باید تهیه شوند.

صورتحساب و فاکتور

پس از افزودن اشتراک یا سرویس‌های موردنیاز به صورتحساب، وارد سربرگ صورتحساب شوید. برای هر خرید از حسابفا مانند اشتراک، اعتبار سند اضافه یا پنل پیامک، فاکتور رسمی صادر می‌شود. اطلاعات فاکتور شامل شناسه ملی، کد اقتصادی و آدرس، به‌صورت پیش‌فرض از اطلاعات ثبت‌شده در بخش اطلاعات کسب‌وکار تکمیل می‌شود. در صورت نیاز به تغییر این اطلاعات، قبل از پرداخت مشخصات شخص فاکتور را ویرایش کنید. در صورت نیاز به دریافت نسخه چاپی فاکتور، گزینه ارسال اصل فاکتور چاپ‌شده با پست را فعال کنید. در سربرگ سابقه خرید، می‌توانید فاکتور سرویس‌های تهیه‌شده از حسابفا را مشاهده کنید و در صورت نیاز آن‌ها را چاپ یا به‌صورت فایل PDF دریافت کنید. نسخه چاپی و فایل PDF فاکتور هر دو فاکتور رسمی هستند و از نظر اعتبار تفاوتی با یکدیگر ندارند. این فاکتورها دارای مهر و امضا بوده و مورد تأیید اداره دارایی هستند. توجه داشته باشید در صورت ناقص بودن اطلاعات فاکتور، امکان اتصال به درگاه پرداخت وجود ندارد. همچنین پس از تکمیل فرآیند خرید، اطلاعات شخص فاکتور قابل تغییر نخواهد بود.

برای آشنایی با نحوه تمدید اشتراک و کاربرد هر یک از سرویس‌های حسابفا، مانند سامانه استعلام، آرشیو و... می‌توانید به راهنمای متنی یا ویدئوی آموزشی آن مراجعه کنید

در حسابفا انتقال اشتراک به معنای انتقال اعتبار اسناد و مدت زمان باقی‌مانده اشتراک از یک کسب‌وکار (مبدا) به کسب‌وکار دیگر (مقصد) است. پس از انجام این فرآیند، کسب‌وکار مبدا منقضی می‌شود و اعتبار اشتراک به کسب‌وکار مقصد منتقل خواهد شد. توجه داشته باشید که انتقال اشتراک فقط برای کسب‌وکارهایی امکان‌پذیر است که در یک حساب کاربری قرار داشته باشند و مالک هر دو کسب‌وکار یک نفر باشد.

شرایط انتقال اشتراک

حداقل ۱۵ روز از تاریخ انقضای اشتراک کسب‌وکار مبدا باقی مانده باشد.

در هر انتقال، ۱۰ روز از تاریخ انقضای اشتراک کسر می‌شود.

پس از انتقال، کسب‌وکار مبدا منقضی می‌شود و دسترسی به اطلاعات آن امکان‌پذیر نیست.

طرح اشتراک کسب‌وکار مبدا و مقصد باید یکسان باشد. برای مثال، هر دو کسب‌وکار باید دارای طرح ۲ باشند.

ارتقای اشتراک به معنای تغییر طرح فعلی کسب‌وکار به یک طرح بالاتر با امکانات بیشتر است. ارتقای اشتراک زمانی انجام می‌شود که امکانات طرح فعلی پاسخگوی نیاز کسب‌وکار نباشد. برای مثال، ممکن است تعداد اسناد قابل ثبت در طرح یک برای کسب‌وکار شما کافی نباشد و بخواهید با ارتقای اشتراک، از امکانات طرح‌های بالاتر استفاده کنید. پس از ارتقا، طرح جدید با تمامی امکانات فعال می‌شود. توجه داشته باشید برای ارتقای اشتراک، باید حداقل ۳۰ روز از تاریخ انقضای اشتراک کسب‌وکار باقی مانده باشد. در فرآیند ارتقای اشتراک، مبلغ قابل پرداخت بر اساس تعداد اسناد و مدت زمان باقی‌مانده از اشتراک فعلی محاسبه می‌شود. با پرداخت مبلغ تفاوت بین اشتراک فعلی و طرح بالاتر، می‌توانید اشتراک کسب‌وکار خود را ارتقا دهید.

با استفاده از قابلیت کپی کسب و کار یک نسخه جدید از کسب‌وکار همراه با اطلاعات آن ایجاد می‌شود. کسب‌وکار اصلی بدون هیچ تغییری باقی می‌ماند و نسخه کپی‌شده به‌عنوان یک کسب‌وکار مستقل در سیستم ثبت می‌شود. اشتراک هر کسب‌وکار در حسابفا جدا از سایر کسب‌وکارها است. بنابراین، برای استفاده از نسخه کپی‌شده، باید برای آن اشتراک جداگانه تهیه کنید. هنگام کپی گرفتن از کسب‌وکار، امکان انتقال کاربران فعلی به نسخه کپی‌شده نیز وجود دارد. در صورت فعال کردن گزینه کپی کاربران، برای کاربران کسب‌وکار اصلی دعوت‌نامه پیوستن به کسب‌وکار جدید ارسال می‌شود.

با انجام عملیات حذف کسب وکاراین کسب‌وکار حذف می‌شود و دیگر قابل دسترسی نخواهد بود. قبل از حذف کسب‌وکار، باید اشتراک آن را به کسب‌وکار دیگری منتقل کنید؛ زیرا کسب‌وکاری که دارای اشتراک فعال است، امکان حذف ندارد. توجه داشته باشید که بازیابی کسب‌وکار حذف‌شده توسط کاربر امکان‌پذیر نیست.

نسخه پشتیبان، نسخه‌ای از اطلاعات کسب‌وکار است که تا زمان و تاریخ مشخصی ثبت شده است. با استفاده از این قابلیت، می‌توانید از اطلاعات کسب‌وکار خود نسخه پشتیبان تهیه کنید و در صورت نیاز آن را بازیابی کنید. اطلاعات و نسخه‌های پشتیبان در حسابفا به‌صورت رمزنگاری‌شده روی سرورهای ابری نگهداری می‌شوند.

در حسابفا سه نوع نسخه پشتیبان وجود دارد:

پشتیبان‌گیری خودکار: هر روز بین ساعت ۳ تا ۴ صبح، به‌صورت خودکار از کسب‌وکار نسخه پشتیبان تهیه می‌شود. هر نسخه تا ۳۰ روز نگهداری می‌شود.

پشتیبان‌گیری توسط کاربر: مالک کسب‌وکار می‌تواند در زمان‌های مختلف حداکثر ۱۰ نسخه پشتیبان تهیه کند.

پشتیبان‌گیری قبل از بستن سال مالی: قبل از بستن سال مالی، نرم‌افزار به‌صورت خودکار نسخه پشتیبان تهیه می‌کند. این نسخه به مدت یک سال نگهداری می‌شود و امکان حذف آن توسط کاربر وجود ندارد.

مالک کسب‌وکار می‌تواند در هر زمان از اطلاعات کسب‌وکار نسخه پشتیبان تهیه کند. برای بازگردانی اطلاعات آیتم بازگردانی پشتیبان را برای یکی از نسخه‌های پشتیبان موجود را انتخاب کنید. پس از تایید و وارد کردن رمز عبور، اطلاعات کسب‌وکار به نسخه انتخاب‌شده بازمی‌گردد و اطلاعات فعلی جایگزین می‌شود برای بازگردانی اطلاعات به نسخه قبلی، می توانید یکی از نسخه های پشتیبان (خودکار، کاربر یا قبل از بستن سال مالی) را انتخاب کنید. پس از وارد کردن رمز عبور، اطلاعات کسب و کار به نسخه انتخاب شده بازمی گردد و تمامی داده های فعلی جایگزین می شوند. نسخه های پشتیبان برای هر کسب و کار منحصر به فرد بوده و قابل انتقال به کسب و کار دیگر نیستند.

اطلاعات و نسخه‌های پشتیبان به‌صورت رمزنگاری‌شده روی سرورهای ابری حسابفا نگهداری می‌شوند. اگر به هر دلیلی می‌خواهید یک نسخه از فایل پشتیبان را در اختیار داشته باشید، می‌توانید آن را دانلود و در یک محل امن نگهداری کنید. در صورت نیاز، این فایل را برای بازیابی اطلاعات در اختیار تیم پشتیبانی حسابفا قرار دهید. این فایل فقط توسط حسابفا قابل بازیابی است و امکان بارگذاری آن در نرم‌افزار یا سامانه دیگری برای مشاهده اطلاعات کسب‌وکار وجود ندارد. برای این کار، روی آیکن دانلود آخرین پشتیبان کلیک کنید. پس از انتخاب این گزینه، پیامی شامل لینک دانلود فایل نمایش داده می‌شود. با کلیک روی گزینه فایل پشتیبانی، فایل دانلود خواهد شد. لینک دانلود به مدت یک ساعت معتبر است. اگر در این بازه زمانی فایل را دانلود نکنید، باید دوباره روی گزینه دانلود آخرین پشتیبان کلیک کنید تا لینک جدید ایجاد شود. همچنین می‌توانید نسخه‌های پشتیبان را از بخش‌های پشتیبان‌گیری روزانه، پشتیبان‌گیری کاربر و قبل از بستن سال مالی دانلود کنید. برای این کار، روی آیکن دانلود کنار هر نسخه کلیک کنید. البته توجه کنید نسخه‌های پشتیبان، یک روز پس از زمان تهیه قابل دانلود هستند. برای مثال، اگر امروز از کسب‌وکار خود نسخه پشتیبان تهیه کنید، فایل آن از روز بعد در دسترس خواهد بود.

هر کسب‌وکار در حسابفا تنها یک مالک دارد و این شخص، همان کاربری است که کسب‌وکار را ایجاد کرده است. در صورت نیاز، فقط مالک فعلی می‌تواند این دسترسی را به کاربر دیگری واگذار کند. برای انجام این کار، ابتدا مالک جدید باید در حسابفا ثبت‌نام کرده و به‌عنوان کاربر به کسب‌وکار اضافه شود. سپس مالک فعلی از بخش دسترسی‌های مالک، گزینه تغییر مالکیت را انتخاب کند. در صفحه تغییر مالکیت، کاربر جدید را از فیلد «کاربر» انتخاب کرده و رمز حساب کاربری خود را وارد کند. پس از انجام انتقال، مالک قبلی به‌عنوان کاربر با سطح دسترسی «مدیر» در کسب‌وکار باقی می‌ماند و در صورت تمایل می‌تواند از کسب‌وکار خارج شود. همچنین تمامی اختیارات این نقش، مانند حذف کسب‌وکار، کپی گرفتن، بازگردانی نسخه پشتیبان و سایر دسترسی‌های مرتبط، از کاربر قبلی سلب شده و به کاربر جدید منتقل می‌شود.