تراز افتتاحیه

تراز افتتاحیه، نقطه شروع ثبت اطلاعات مالی کسب‌وکار در هر سال مالی است. این تراز وضعیت مالی کسب‌وکار را در ابتدای سال نشان می‌دهد و شامل مانده دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام است. اگر در زمان شروع کار، حساب‌هایی مانند موجودی کالا، موجودی بانک، صندوق، تنخواه‌گردان، مطالبات یا بدهی مانده داشته باشند، باید مانده آن‌ها در قالب تراز افتتاحیه ثبت شود.

تصویر

ثبت اطلاعات تراز افتتاحیه

برای ثبت تراز افتتاحیه، از منوی حسابداری > تراز افتتاحیه بروید. در این صفحه، معادله اصلی حسابداری (دارایی‌ها = بدهی‌ها + حقوق صاحبان سهام) نمایش داده می‌شود. دارایی‌ها در سمت راست و بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام در سمت چپ قرار دارند.

برای ثبت اطلاعات تراز افتتاحیه، ابتدا روی عنوان هر بخش کلیک کنید و اطلاعات مربوط به آن را وارد کنید.

اگر از سیستم چندارزی استفاده می‌کنید و حساب‌هایی مانند بانک، صندوق، بدهکاران و... دارند، می‌توانید مانده این حساب‌ها را به‌صورت ارزی در تراز افتتاحیه ثبت کنید. پیش از ثبت مانده‌ها، ابتدا نرخ ارز را در جدول تبدیل نرخ ارز تراز افتتاحیه جدول تبدیل نرخ ارز آیکون و بر اساس تاریخ شروع سال مالی ثبت کنید.

بانک، صندوق و تنخواه‌گردان

در این بخش، موجودی نقد کسب‌وکار را ثبت کنید. در صورت فعال بودن سیستم چندارزی، امکان ثبت موجودی ارزی نیز وجود دارد. همچنین اگر بانک، صندوق یا تنخواه‌گردان از قبل تعریف نشده باشد، می‌توانید آن را در همین صفحه ایجاد کنید.

موجودی کالا

موجودی ابتدای دوره کالاها را در این بخش ثبت کنید. کالا باید از قبل تعریف شده باشد، اما امکان تعریف آن در همین صفحه نیز وجود دارد. توجه داشته باشید که در تراز افتتاحیه، موجودی کالا فقط با واحد اصلی قابل ثبت است.

بدهکاران

در این بخش، اشخاصی را ثبت کنید که در ابتدای دوره به کسب‌وکار شما بدهکار هستند. در صورت فعال بودن سیستم چندارزی، می‌توانید واحد پول بدهی را نیز مشخص کنید.

اسناد دریافتنی

چک‌های دریافت‌شده‌ای را که هنوز وصول نشده‌اند، در این بخش ثبت کنید. پس از ثبت، این چک‌ها به لیست چک‌های دریافتی در منوی بانکداری اضافه می‌شوند.

اسناد در جریان وصول

در این بخش، چک‌هایی را ثبت کنید که برای وصول به بانک سپرده شده‌اند اما هنوز وصول نشده‌اند.

سایر دارایی‌ها

در این بخش، سایر دارایی‌های کسب‌وکار مانند اثاثیه، تجهیزات، ماشین‌آلات، ساختمان و املاک را ثبت کنید. مبلغ دارایی‌ها در ستون بدهکار ثبت می‌شود، اما حساب‌های کاهنده دارایی، مانند استهلاک، در ستون بستانکار ثبت می‌شوند.

بستانکاران

در این بخش، اشخاصی را ثبت کنید که در ابتدای دوره به آن‌ها بدهکار هستید. در صورت فعال بودن سیستم چندارزی، می‌توانید واحد پول بدهی را نیز مشخص کنید.

اسناد پرداختنی

در این بخش، چک‌های صادرشده‌ای را که هنوز پاس نشده‌اند ثبت کنید. در صورت فعال بودن سیستم چندارزی، امکان ثبت چک‌های مربوط به حساب‌های بانکی ارزی نیز وجود دارد. پس از ثبت، چک‌ها به‌صورت خودکار در لیست چک‌های پرداختی قرار می‌گیرند.

سایر بدهی‌ها

ر این بخش، بدهی‌هایی را ثبت کنید که در سایر بخش‌های تراز افتتاحیه قرار نمی‌گیرند. مبلغ بدهی‌ها در ستون بستانکار ثبت می‌شود، اما مبلغ حساب‌های کاهنده بدهی، مبلغ در ستون بدهکار وارد می‌شود.

سرمایه

سرمایه به‌صورت خودکار بر اساس دارایی‌ها و بدهی‌های ثبت‌شده محاسبه می‌شود و امکان ثبت دستی آن وجود ندارد.

اندوخته قانونی

اگر مبلغی به‌عنوان اندوخته قانونی دارید، آن را در این بخش ثبت کنید.

سود یا زیان انباشته (سنواتی)

سود انباشته در ستون بستانکار و زیان انباشته در ستون بدهکار ثبت می‌شود.

سایر حقوق صاحبان سهام

در این بخش، سایر حساب‌های مربوط به حقوق صاحبان سهام را ثبت کنید.

پس از ثبت و ذخیره اطلاعات تراز افتتاحیه، سند حسابداری تراز افتتاحیه به‌صورت خودکار توسط نرم‌افزار صادر می‌شود.

ثبت اطلاعات تراز افتتاحیه از طریق فایل اکسل

در حسابفا، می‌توانید بخشی از اطلاعات تراز افتتاحیه را در سال مالی اول از طریق فایل اکسل ثبت کنید. تنها اطلاعات بدهکاران، بستانکاران و موجودی کالا را می‌توان از طریق فایل اکسل ثبت کرد و سایر اطلاعات مانند بانک، صندوق، تنخواه‌گردان، اسناد دریافتنی، اسناد پرداختنی و... تراز افتتاحیه باید به‌صورت دستی ثبت شوند.

راهنمای تکمیل فایل اکسل و نحوه ثبت اطلاعات اشخاص و کالاها را می‌توانید در بخش‌های اشخاص و کالا و خدمات مطالعه کنید. همچنین در صورت نیاز، ویدئوهای آموزشی ورود و خروج اکسل اشخاص و ورود خروج اکسل کالا و خدمات را مشاهده کنید.

ویرایش تراز افتتاحیه

امکان ویرایش مستقیم سند حسابداری تراز افتتاحیه وجود ندارد، اما با ویرایش اطلاعات تراز افتتاحیه، سند حسابداری آن نیز به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شود.

شرایط ویرایش تراز افتتاحیه به تعداد سال‌های مالی کسب‌وکار بستگی دارد:

یک سال مالی

اگر فقط یک سال مالی دارید، اطلاعات موردنظر را در بخش تراز افتتاحیه ویرایش و ذخیره کنید. برای مثال، با تغییر موجودی بانک، سند حسابداری تراز افتتاحیه نیز به‌صورت خودکار به‌روزرسانی می‌شود.

بیش از یک سال مالی

اگر بیش از یک سال مالی دارید، تراز افتتاحیه سال‌های بعد به‌صورت خودکار از سال مالی قبل ایجاد می‌شود. بنابراین، تغییرات را در سال مالی قبل اعمال کنید و سپس سال مالی را دوباره ببندید تا این تغییرات به‌صورت خودکار در تراز افتتاحیه سال مالی جدید اعمال شوند

اگر به هر دلیل نمی‌خواهید اطلاعات سال مالی قبل را تغییر دهید، در صورت نیاز می‌توانید از منوی تنظیمات > تنظیمات مالی بروید. در سربرگ اطلاعات سال مالی، گزینه امکان ویرایش تراز افتتاحیه را فعال کنید. توجه داشته باشید که این کار باعث مغایرت بین تراز اختتامیه سال قبل و تراز افتتاحیه سال جدید می‌شود و بر گزارش‌های مالی تأثیر بگذارد.