برگشت از خرید

برگشت از خرید به حالتی گفته می‌شود که مجموعه، تمام یا بخشی از اقلام یک فاکتور خرید را به دلایل مختلفی مانند عدم تطابق کالا با سفارش، خراب بودن، شکستگی و موارد مشابه به تأمین‌کننده بازگرداند. در این شرایط عملیات برگشت از خرید ثبت می‌شود. با ثبت برگشت از خرید، کالا از موجودی مجموعه خارج می‌شود و در نتیجه موجودی کالا در سیستم کاهش می‌یابد. همچنین بدهی مجموعه به تأمین‌کننده کاهش پیدا می‌کند؛ زیرا بخشی از کالاهای خریداری‌شده به او بازگردانده شده است.

برای ثبت فاکتور برگشت از خرید در نرم‌افزار دو حالت وجود دارد. اگر مشخص باشد کالای مرجوعی مربوط به کدام فاکتور خرید است، فاکتور برگشت از خرید از روی همان فاکتور خرید ثبت می‌شود. در برخی موارد ممکن است مشخص نباشد کالای مرجوعی مربوط به کدام فاکتور خرید بوده است. در این حالت، فاکتور برگشت از خرید بصورت دستی صادر می‌شود. بنابراین، نحوه ثبت فاکتور برگشت از خرید به این موضوع بستگی دارد که فاکتور خرید مربوط به اقلام مرجوعی مشخص باشد یا نباشد.

در این روش ابتدا باید فاکتور خرید را از لیست فاکتورهای خرید پیدا کرده و سپس آنرا برگشت دهید. برای این کار، از منوی خرید و هزینه > فاکتورهای خرید بروید. پس از انتخاب ردیف فاکتور خرید موردنظر، روی گزینه بیشتر (سه نقطه مشکی‌رنگ در بالای صفحه) کلیک کرده و گزینه برگشت فاکتور را انتخاب کنید. با این کار، صفحه فاکتور برگشت از خرید باز می‌شود. از آنجا که این فاکتور مستقیماً از فاکتور خرید برگشت خورده است، فیلد ارجاع بصورت خودکار تکمیل می‌شود. در این صفحه، همه آیتم های فاکتور خرید نمایش داده می شوند که صرفا باید اقلامی که برگشت خورده اند نگهداری و بقیه کالاها حذف شوند. پس از بررسی سایر اطلاعات فاکتور مانند تاریخ و تاریخ سررسید، میتوان اطلاعات فاکتور برگشت از خرید را ذخیره کرد.

برای اینکار، از منوی خرید و هزینه > برگشت از خرید بروید. در این صفحه، اطلاعات فاکتور برگشت از خرید (شامل پروژه، کالا و...) باید ثبت شود.

ارجاع

در فاکتور برگشت از خرید، فیلد ارجاع برای مشخص کردن این موضوع استفاده می‌شود که فاکتور برگشت از خرید مربوط به کدام فاکتور خرید است. اگر بدانید کالا/کالاهای برگشتی مربوط به کدام فاکتور خرید بوده، می‌توانید شماره آن فاکتور را در این فیلد وارد کنید. در غیر این صورت می‌توانید این فیلد را خالی بگذارید یا از آن برای ثبت سایر موارد پیگیری استفاده کنید.

تاریخ و زمان

تاریخ ثبت فاکتور باید در بازه زمانی سال مالی جاری باشد و امکان ثبت ساعت نیز وجود دارد. توجه داشته باشید که تاریخ و ساعت درج‌شده در صفحه فاکتور در محاسبات بهای تمام‌شده تأثیرگذار است و صرفاً تاریخ ثبت فاکتور ملاک محاسبه نخواهد بود.

تاریخ سررسید

این تاریخ، یک تاریخ قراردادی است و معمولاً برای تعیین مهلت تسویه استفاده می‌شود. این تاریخ می‌تواند خارج از بازه سال مالی جاری بوده و حتی به سال‌های بعد تعلق داشته باشد، اما ثبت تاریخی که قبل از شروع سال مالی جاری باشد امکان‌پذیر نیست.

پروژه

اگر فاکتور با یک پروژه خاص مرتبط باشد، می‌توانید پروژه را انتخاب یا در همان بخش پروژه جدیدی تعریف کنید. این قابلیت به تفکیک بخش‌های مختلف کسب‌وکار و پیگیری جداگانه فاکتورها کمک می‌کند.

تامین کننده

در این بخش باید نام تامین کننده تعیین شود. می‌توانید تامین کننده را بر اساس نام، ایمیل، کد یا شماره موبایل جستجو کنید. اگر تامین کننده موردنظر قبلاً در سیستم تعریف نشده باشد با استفاده از گزینه اضافه اضافه ، می‌توانید از همین بخش آن را تعریف کنید.

عنوان

بطور خودکار بر اساس نام تامین کننده تکمیل می شود و قابل تغییر است. این عنوان به عنوان نام تامین کننده در نسخه چاپی فاکتور نمایش داده می شود.

واحد پول

بصورت پیش‌فرض، واحد پول فاکتور بر اساس واحد پول اصلی نرم‌افزار تکمیل می‌شود. در صورت فعال بودن سیستم چندارزی، می‌توانید از سایر ارزهای تعریف‌شده نیز به‌عنوان واحد پول فاکتور استفاده کنید. در این حالت باید نرخ ارز را در جدول تبدیل نرخ ارز و بر اساس تاریخ تراکنش ثبت کرده باشید.

ستون کالا

در این ستون می‌توانید کالا یا خدمت موردنظر را بر اساس نام، کد حسابداری یا کد کالا و خدمات جستجو کرده و به فاکتور اضافه کنید. اگر کالا یا خدمت موردنظر قبلاً در سیستم تعریف نشده باشد، می‌توانید از همین بخش و با استفاده از گزینه اضافه ، کالا یا خدمت جدید را تعریف کنید.

ستون شرح

این فیلد بر اساس توضیحات خرید کالا یا خدمت که در صفحه مشخصات کالا/خدمت ثبت کرده‌اید بصورت خودکار تکمیل می‌شود و در صورت نیاز می‌توانید آن را تغییر دهید. این اطلاعات در نسخه چاپی فاکتور نیز نمایش داده می‌شود.

ستون واحد

پس از انتخاب کالا یا خدمت، ستون «واحد» به‌صورت خودکار بر اساس واحد اصلی کالا تکمیل می‌شود. اگر کالا دو واحدی باشد، امکان تغییر واحد نیز وجود دارد.

ستون تعداد

باید تعداد یا مقدار کالا/خدمتی که به تامین کننده برگشت داده شده را وارد کنید. امکان ثبت تعداد اعشاری نیز وجود دارد (با استفاده از دکمه اسلش / ).

ستون مبلغ واحد

مبلغ هر واحد کالا یا خدمت وارد می شود.

ستون تخفیف

در این ستون می‌توانید بصورت تکی برای هر ردیف کالا/خدمت، تخفیف را بر اساس درصد یا مبلغ تعیین کنید. برای این کار روی فیلد تخفیف کلیک کرده و سپس روی علامت مبلغ یا درصد کلیک کنید تا بتوانید تخفیف را بر اساس درصد یا مبلغ وارد کنید.

مالیات

اگر درصد مالیات بر ارزش افزوده خرید در مشخصات کالا یا خدمت ثبت شده باشد، این فیلد به‌صورت خودکار تکمیل می‌شود. در صورت نیاز، می‌توانید درصد مالیات را به‌صورت دستی تعیین کنید. برای این کار، روی فیلد مالیات و سپس آیکن درصد کلیک کرده و در پنجره بازشده، درصد مالیات را وارد کنید.

ستون مبلغ کل

مبلغ کل هر ردیف کالا از حاصل ضرب تعداد در مبلغ واحد محاسبه می‌شود، سپس تخفیف از آن کسر شده و مالیات به آن اضافه می‌شود. این ستون بصورت خودکار توسط نرم‌افزار محاسبه می‌شود و امکان ثبت دستی آن وجود ندارد.

گزینه افزودن ردیف

با گزینه اضافه می توانید ردیف های جدید به تعداد پنج، ده، بیست یا به صورت تکی به فاکتور اضافه کنید.

گزینه دسته بندی

با انتخاب گزینه دسته بندی کالاها و خدمات را بر اساس دسته بندی مشخص به فاکتور اضافه می کنید. در پنجره باز شده، دسته بندی مورد نظر را انتخاب و ردیف های مربوطه را با دکمه اضافه به فاکتور وارد کنید.

گزینه بارکد

اگر برای کالا یا خدمات بارکد تعریف و چاپ شده باشد، با گزینه بارکد می توانید بارکد را اسکن کرده و کالا یا خدمت را به فاکتور اضافه کنید.

گزینه تخفیف

استفاده از گزینه تخفیف می‌توانید یک تخفیف کلی به‌صورت درصدی یا مبلغی ثبت کنید. این تخفیف بصورت خودکار بین همه آیتم‌های فاکتور سرشکن می‌شود. همچنین اگر «اقلام تخفیف‌دار» را قبلاً تعریف کرده باشید، می‌توانید پس از انتخاب گزینه تخفیف، روی گزینه «اقلام تخفیف‌دار» کلیک کرده و یکی از آن‌ها را انتخاب کنید تا در فاکتور اعمال شود.

گزینه مالیات

با فعال یا غیرفعال کردن گزینه مالیات محاسبه مالیات بر ارزش افزوده در فاکتور برگشت از خرید تعیین می شود.

گزینه توضیحات

توضیحات امکان ثبت توضیحات مربوط به فاکتور را فراهم می کند. همچنین می توانید توضیحات پرتکرار تعریف کنید تا در فاکتورهای بعدی نیز قابل استفاده باشند. برای این کار، پس از کلیک روی توضیحات، با انتخاب آیکن اضافه، عنوان و متن توضیحات پرتکرار را ثبت کنید. سپس در هنگام ثبت فاکتور، با کلیک روی عنوان، توضیحات بصورت خودکار درج می شوند.

گزینه حمل و نقل

اگر مبلغی را بابت حمل و نقل عودت کالا به تامین کننده پرداخت می کنید، می توانید آن را در بخش حمل و نقل ثبت کنید. این مبلغ هزینه حمل و نقل کالا را کاهش می دهد.

گزینه اکسل

امکان ثبت آیتم های فاکتور برگشت از خرید از طریق فایل اکسل وجود دارد. ابتدا با کلیک روی گزینه اکسل فایل الگو مطابق فرمت نرم افزار را دانلود کنید. هنگام تکمیل فایل، ثبت کد حسابداری یا بارکد برای شناسایی کالا یا خدمت الزامی است. سپس با انتخاب گزینه دریافت از اکسل، فایل را بارگذاری کنید تا در صورت صحت اطلاعات، کالاها و خدمات به فاکتور اضافه شوند.

گزینه سایر

گزینه سایر امکان ثبت مبالغ اضافات یا کسورات را فراهم می کند که مستقیما بر بهای تمام شده کالا تأثیر می گذارند. پس از ثبت کالاها و مبالغ، با کلیک روی سایر، در پنجره باز شده با انتخاب آیکون مثبت برای اضافات یا منفی برای کسورات، عنوان و مبلغ را وارد و تأیید کنید. نرم افزار مبلغ را به صورت خودکار بین کالاها سرشکن می کند.

پیش‌نویس

فاکتور بصورت پیش‌نویس (پیش‌فاکتور) ذخیره می‌شود.

تأیید شده

فاکتور بصورت قطعی صادر و ذخیره می‌شود.

تأیید شده و بعدی

فاکتور بصورت قطعی ذخیره شده و هم‌زمان یک فاکتور جدید برای ثبت اطلاعات فاکتور بعدی باز می‌شود.

پس از ذخیره فاکتور، امکانات مختلفی برای مدیریت آن در اختیار شما قرار دارد:

حذف

با استفاده از گزینه حذف می‌توانید فاکتور را حذف کنید.

ویرایش

با استفاده از گزینه ویرایش می‌توانید اطلاعات فاکتور را ویرایش کنید.

تاریخچه

با کمک گزینه تاریخچه امکان مشاهده و بررسی تاریخچه تغییرات فاکتور را در اختیار شما قرار می‌دهد.

ارسال

این بخش شامل گزینه‌هایی مانند لینک دائمی و ارسال ایمیل برای ارسال اطلاعات است.

لینک دائمی

پس از ذخیره فاکتور ، حسابفا یک لینک دائمی برای آن ایجاد می‌کند. می‌توانید این لینک را کپی کنید و برای افراد ارسال کنید.

ارسال از طریق ایمیل

با کمک آیتم ارسال ایمیل می‌توانید اطلاعات را از طریق ایمیل برای افراد ارسال کنید.

ارسال پیامک

اگر پنل پیامکی کسب‌وکار فعال باشد و اعتبار کافی داشته باشید، می‌توانید اطلاعات فاکتور را از طریق پیامک برای تأمین‌کننده ارسال کنید.

چاپ

با استفاده از گزینه چاپ می‌توانید فاکتور را چاپ کنید. در بخش تنظیمات چاپ می‌توانید نوع کاغذ، قالب چاپ (در صورت طراحی از طریق فرم‌ساز) و اطلاعات قابل نمایش مانند اطلاعات ، اطلاعات کسب‌وکار، نمایش مانده حساب شخص و موارد مشابه را در نسخه چاپی تعیین کنید.

صدور اطلاعات به اکسل

با استفاده از گزینه اکسل می‌توانید اطلاعات فاکتور را در قالب فایل اکسل دانلود کنید.

گزینه PDF

با استفاده از گزینه فایل pdf می‌توانید فاکتور را بصورت فایل PDF دانلود کنید. در تنظیمات چاپ نیز می‌توانید نوع کاغذ، قالب چاپ (در صورت طراحی از طریق فرم‌ساز) و اطلاعات قابل نمایش در نسخه چاپی را مشخص کنید.

آرشیو

از طریق این گزینه می‌توانید مستندات و فایل‌های مرتبط مانند تصویر، فایل صوتی و سایر فایل‌ها را به فاکتور پیوست کنید.

یادداشت

با استفاده از گزینه آرشیو می‌توانید توضیحات یا یادداشت‌های موردنظر را برای فاکتور ثبت کنید. اگر یادداشت بصورت عمومی ثبت شود، همه کاربران کسب‌وکار امکان مشاهده آن را خواهند داشت؛ اما اگر یادداشت را بصورت خصوصی ثبت کنید، فقط خود شما می‌توانید آن را مشاهده کنید.

آیتم بیشتر : گزینه بیشتر امکانات دیگری را در اختیار شما قرار می‌دهد، از جمله:

تغییر وضعیت به پرداخت شده / پرداخت نشده

امکان تغییر وضعیت فاکتور به پرداخت شده یا پرداخت نشده، بدون توجه به ثبت رسید دریافت. با کمک آیتم تغییر وضعیت به پرداخت نشده و آیتم تغییر وضعیت به پرداخت شده میتوان این تغییر را انجام داد .

تغییر وضعیت به ارسال شده / ارسال نشده

اگر پنل پیامک فعال باشد و پیامک به مشتری ارسال شده باشد، وضعیت به‌صورت خودکار به ارسال شده تغییر می‌کند. با کمک آیتم تغییر وضعیت به ارسال نشده و آیتم تغییر وضعیت به ارسال نشده میتوان در صورت نیاز وضعیت پیامک را به صورت دستی تغییر داد.

برگشت

آیتم برگشت برای مرجوع کردن تمام یا بخشی از آیتم ها استفاده می‌شود.

کپی

با کمک آیتم کپی امکان ایجاد نسخه مشابه از فاکتور با قابلیت ویرایش و ذخیره بصورت پیش‌نویس یا تأیید شده.

در بخش بررسی لیست فاکتور هر یک از این گزینه ها را با جزئیات بیشتری بررسی خواهیم کرد.

دریافت وجه فاکتور

با استفاده از گزینه دریافت وجه می‌توانید رسید یا رسیدهای دریافت مربوط به فاکتور را ثبت کنید. با انتخاب این گزینه می‌توانید مشخص کنید که مبلغ فاکتور از چه طریقی دریافت شده است (مانند بانک، صندوق، تنخواه‌گردان و …).

صدور حواله انبار یا حواله سریع خروج از انبار

اگر سیستم انبارداری فعال باشد، با استفاده از این گزینه‌ها می‌توانید حواله خروج کالا از انبار را ثبت کنید. با انتخاب گزینه حواله خروج از انبار همه کالاهای فاکتور از یک انبار خارج می‌شوند؛ اما با استفاده از گزینه حواله سریع خروج از انبار می‌توانید کالاها را از انبارهای مختلف خارج کنید.

چاپ بارکد

با استفاده از این گزینه می‌توانید بارکد کالاها و خدمات ثبت‌شده در فاکتور را چاپ کنید.