شروع کار با حسابفا
.png)
اشخاص (طرف حسابها)
کالاها و خدمات
بانکداری
خرید و فروش
درآمد و هزینه
داشبورد
گزارشها
سایر بخشها
تنظیمات
افزونهها
اشخاص در نرمافزار حسابداری آنلاین حسابفا
تعریف اشخاص یا طرف حسابها در حسابفا
دو راه برای تعریف اشخاص در حسابفا وجود دارد:
- از منوی اشخاص، گزینۀ «شخص جدید» را بزنید. در این مسیر میتوانید اطلاعات شخص مورد نظر را به سیستم بیفزایید یا ویرایش کنید.
- در هر صفحهای از نرمافزار حسابفا که لیستی برای انتخاب اشخاص وجود دارد، میتوانید گزینۀ را بزنید و اطلاعات شخص جدید را در پنجرۀ باز شده اضافه کنید. برای تکمیل یا ویرایش اطلاعات شخص مورد نظر به منوی اشخاص> لیست> انتخاب شخص> ویرایش بروید.
- اگر تیک موجود در گزینۀ فعال را بردارید، دیگر امکان انتخاب نام شخص را هنگام صدور فاکتور، سند و دریافت و پرداخت نخواهید داشت.
- در بخش «نام مستعار» پس از کامل کردن اطلاعات شرکت، عنوان، نام و نام خانوادگی شخص، سیستم بهصورت خودکار با ورود یکی از دادهها (مثلاً حرف نخست نام شخص) نامهای مستعار پیشفرض را به شما پیشنهاد میدهد.
- در بخش بعدی، شما میتوانید نوع شخص (مشتری، تأمین کننده، سهامدار یا کارمند) را تعیین کنید. به یاد داشته باشید که اگر در این بخش، گزینۀ کارمند را برای شخص مورد نظر فعال نسازید، نام این شخص در سند حقوق نمایش داده نمیشود. اگر شخصی را بهعنوان سهامدار تعریف کردهاید، تیک فعال برای سهامدار را در این صفحه بهصورت خودکار خواهد داشت.
شما میتوانید پس از باز کردن منوی دستهبندی، با انتخاب گروه اشخاص و انتخاب دکمۀ به این منو، زیرگروه دلخواه خود را اضافه کنید.
امکان ویرایش با آیکون و حذف با نشانۀ پس از کلیک روی نام زیر گروه وجود دارد.
بخش «اعتبار مالی» یک فیلد اطلاعاتی است و فقط برای کنترل و مقایسۀ میزان بدهکاری یا بستانکاری اشخاص در زمان صدور فاکتور جدید بهنمایش درمیآید.
- کد حسابداری باید یک عدد ۶ رقمی باشد که همان کدینگ حسابداری شخص است. سیستم حسابفا این کد را بهشکل خودکار میسازد؛ هرچند شما میتوانید هنگام ثبتنام هر شخص، بهصورت دستی کد دلخواه خود را بهجای این کد اتوماتیک به سیستم وارد کنید. البته ما این کار را به شما توصیه نمیکنیم.
- سیستم حسابفا در زمان تعریف شخص جدید، چندین حساب را بهشکل خودکار برای شخص ایجاد میکند که این حسابها عبارتند از: حسابهای دریافتنی، حسابهای پرداختنی و اسناد دریافتی.
- نام مستعار همان نامی است که در فاکتورها و اسناد مالی ثبت میشود.
-
شما میتوانید هرگونه فایل یا مستندات مربوط به شخص را از این بخش با آیکون
آرشیو کنید.
-
برای ثبت یادداشت خصوصی یا عمومی (مشاهدهپذیر برای تمامی کاربران) این
وجود دارد.
لیست اشخاص
برای دسترسی به نام و مشخصات افراد، از منوی اشخاص به بخش اشخاص بروید. در این صفحه، چهار دستهبندی را با عنوانهای «همه»، «مشتریان»، «فروشندگان» و «بدون تراکنش» میبینید.
شما با کلیک روی عنوان ستونها، لیست اشخاص در همان دسته را بهشکل صعودی یا نزولی میتوانید مرتب کنید. اگر نیاز به جستجو در هر ستون را داشتید، از سلول ذرهبیندار بهره ببرید. برای شخصیسازی ستونهای جدول، روی بخشهای گوناگون جدول کلیک راست و سپس Drag & Drop کنید.
با انتخاب گزینۀ بیشتر از بخش منو، به ویژگیهای دیگری مانند صدور اطلاعات به اکسل، ورود اطلاعات از اکسل، ارسال لینک کارت حساب شخص، لینک پرداخت آنلاین، چاپ و ادغام تراکنشها دست خواهید یافت.
لینک کارت حساب
شما میتوانید لینک کارت حساب را برای مشتریان یا طرف حسابهایتان بفرستید تا آنها بتوانند با این لینک، گردش حساب خود را ببینند.
لینک پرداخت آنلاین
زمانیکه لینک پرداخت آنلاین را برای طرف حسابهای خود میفرستید، آنها میتوانند وجه مورد نظر را بهصورت آنلاین برای شما پرداخت کنند.
با کلیک روی لینک کارت حساب و پیش از ایجاد این لینک، نخست میتوانید تعیین کنید که لینک پرداخت تا چند روز فعال باشد. سپس میتوانید لینک را با ایمیل یا پیامک بفرستید. شما همچنین میتوانید یک لینک دائمی را بسازید، کپی و ارسال کنید.
برای ساخت لینک پرداخت، ابتدا باید مبلغ پرداختی، پروژۀ مورد نظر و مدت زمان اعتبار لینک را مشخص کنید و سپس شبیه به لینک کارت حساب، آن را برای اشخاص بفرستید.
ورود و صدور فایل اکسل
تمامی اطلاعات طرف حسابهای خود در سیستم حسابفا را میتوانید با دریافت فایل خروجی اکسل و در قالب یک فایل اکسل داشته باشید. با ویژگی ورود و صدور فایل اکسل، امکان ویرایش اطلاعات اشخاص بهشکل دستهجمعی (بهجای ویرایش تکی) با مرورگر وجود دارد. نرمافزار حسابفا با کد تعریف شده برای هر فرد تشخیص میدهد که آیا آن شخص از پیش در سیستم وجود دارد و میتوانید اطلاعات او را ویرایش کنید یا اینکه فرد در سیستم وجود ندارد و بهعنوان یک شخص جدید، ثبت و ذخیره خواهد شد.
شما میتوانید اطلاعات اشخاص یا طرف حسابهای خود را بهصورت گروهی از فایل اکسل به حسابفا وارد کنید. برای انجام این کار، از منوی بیشتر (...) گزینۀ ورود اطلاعات از اکسل را بزنید. پس از کلیک روی این گزینه، نکتههایی به شما نمایش داده میشود که بهتر است آنها را بخوانید؛ سپس فایل نمونه را دانلود کنید و دادههای خود را بر اساس نمونههای ارائه شده، به فایل وارد سازید. بعد از تکمیل فایل، آن را انتخاب کنید و بفرستید.
ورود اطلاعات اشخاص از اکسل در زمان ارزشمند شما صرفهجویی میکند؛ زیرا میتوانید از تمامی اطلاعات خود مانند اطلاعات طرف حسابها در سیستم حسابداری پیشین خود خروجی اکسل بگیرید، آنها کپی کنید و سپس یکجا در فایل نمونۀ اکسل حسابفا وارد سازید. حتی اگر اطلاعات طرف حسابهای خود را از پیش در فایل اکسل ذخیره کردهاید، بهآسانی میتوانید این دادهها را به حسابفا وارد کنید.
ادغام تراکنشها
با گزینۀ ادغام تراکنشها میتوانید تمامی تراکنشهای یک شخص را به حساب شخص دیگری انتقال دهید. پس از این انتقال، تراکنشهای کارت حساب شخص مبدأ حذف و ماندۀ آن صفر میشود و تراکنشها به کارت حساب شخص مقصد افزوده خواهد شد.
ماندۀ اول دورۀ اشخاص
برای ثبت ماندۀ اول دورۀ اشخاص، ابتدا از این مسیر بروید: منوی حسابداری> تراز افتتاحیه> بدهکاران/ بستانکاران؛ سپس شخص مورد نظر خود را انتخاب یا به سیستم تعریف کنید و ماندۀ ابتدای دورۀ آن شخص به ثبت برسانید. اشخاصی را که ماندۀ بدهکاری دارند، در بخش بدهکاران یا حسابهای دریافتنی و افراد با ماندۀ بستانکار را در بخش بستانکاران یا حسابهای پرداختنی ثبت کنید.