خرید جدید

در حسابفا برای تهیه موجودی کالا و دریافت خدمات از تأمین‌کنندگان، فاکتور خرید صادر می‌شود. موجودی کالا به کالاهایی گفته می‌شود که با هدف فروش و کسب درآمد می‌خرید. خدمات نیز شامل خدمات مورد نیاز مجموعه است.

برای ثبت فاکتور خرید، از منوی خرید و هزینه > خرید جدید بروید. در این صفحه باید اطلاعاتی مانند تاریخ، تأمین‌کننده، کالا و خدمات را وارد کنید. در ادامه هر یک از این موارد را بررسی می‌کنیم.

شماره

نرم‌افزار به هر فاکتور خرید یک شماره از هزار اختصاص می‌دهد. در صورت تمایل، می‌توانید تنظیمات شماره‌گذاری را روی حالت دستی بگذارید و شماره را خودتان تعیین کنید. توجه کنید که شماره فاکتور خرید باید حداکثر ۲۰ کاراکتر (حروف و عدد) و غیرتکراری باشد. همچنین اگر شماره فاکتور را دستی وارد می‌کنید، باید حرف آخر شماره یک عدد باشد. با این کار نرم‌افزار می‌تواند شماره فاکتورهای خرید بعدی را بر اساس آن بصورت ترتیبی محاسبه و ثبت کند.

ارجاع

این فیلد اختیاری است و برای پیگیری استفاده می‌شود. برای مثال، اگر در آینده این فاکتور شامل برگشت از خرید شود، می‌توانید شماره فاکتور برگشت از خرید را در این بخش ثبت کنید. همچنین اگر برای این فاکتور فیش یا رسیدی دارید، می‌توانید شماره آن را در این فیلد وارد کنید.

تاریخ و زمان

تاریخ ثبت فاکتور باید در بازه زمانی سال مالی جاری باشد و امکان ثبت ساعت نیز وجود دارد. توجه داشته باشید که تاریخ و ساعت درج‌شده در صفحه فاکتور در محاسبات بهای تمام‌شده تأثیرگذار است و صرفاً تاریخ ثبت فاکتور ملاک محاسبه نخواهد بود.

تاریخ سررسید

این تاریخ، یک تاریخ قراردادی است و معمولاً برای تعیین مهلت تسویه استفاده می‌شود. این تاریخ می‌تواند خارج از بازه سال مالی جاری بوده و حتی به سال‌های بعد تعلق داشته باشد، اما ثبت تاریخی که قبل از شروع سال مالی جاری باشد امکان‌پذیر نیست.

پروژه

اگر فاکتور با یک پروژه خاص مرتبط باشد، می‌توانید پروژه را انتخاب یا در همان بخش پروژه جدیدی تعریف کنید. این قابلیت به تفکیک بخش‌های مختلف کسب‌وکار و پیگیری جداگانه فاکتورها کمک می‌کند.

تامین کننده

در این بخش باید نام تأمین‌کننده را انتخاب کنید. می‌توانید تأمین‌کننده را بر اساس نام، ایمیل، کد یا شماره موبایل جستجو کنید. اگر تأمین‌کننده موردنظر قبلاً در سیستم ثبت نشده باشد، با استفاده از گزینه اضافه می‌توانید از همین بخش آن را ثبت کنید.

عنوان

به طور خودکار بر اساس نام تامین کننده تکمیل می شود و قابل تغییر است. این عنوان به عنوان نام تامین کننده در نسخه چاپی فاکتور نمایش داده می شود.

واحد پول

بصورت پیش‌فرض، واحد پول فاکتور بر اساس واحد پول اصلی نرم‌افزار تکمیل می‌شود. در صورت فعال بودن سیستم چندارزی، می‌توانید از سایر ارزهای تعریف‌شده نیز به‌عنوان واحد پول فاکتور استفاده کنید. در این حالت باید نرخ ارز را در جدول تبدیل نرخ ارز و بر اساس تاریخ تراکنش ثبت کرده باشید.

کالا

در این ستون می‌توانید کالا یا خدمت موردنظر را بر اساس نام، کد حسابداری یا کد کالا و خدمات جستجو کرده و به فاکتور اضافه کنید. اگر کالا یا خدمت موردنظر قبلاً در سیستم تعریف نشده باشد، می‌توانید از همین بخش و با استفاده از گزینه اضافه کالا یا خدمت جدید را تعریف کنید.

ستون شرح

این فیلد بر اساس توضیحات خرید کالا یا خدمت که در صفحه مشخصات کالا/خدمت ثبت کرده‌اید بصورت خودکار تکمیل می‌شود و در صورت نیاز می‌توانید آن را تغییر دهید. این اطلاعات در نسخه چاپی فاکتور نیز نمایش داده می‌شود.

همچنین در صورت فعال بودن قابلیت شماره سریال، اگر کالاها شماره سریال داشته باشند، میتوانید پس از انتخاب کالا، روی نماد هشتگ در ستون شرح کلیک کنید تا پنجره ثبت شماره سریال باز شود. شماره سریال ها را بصورت دستی یا با اسکن وارد کنید. هر شماره سریال ثبت شده، تعداد کالا در فاکتور را به طور خودکار افزایش می دهد. امکان تغییر دستی تعداد کالا نیز وجود دارد. برای مثال، اگر چهار دستگاه تلفن همراه مشکی خریداری شده که سه دستگاه شماره سریال دارند و یکی ندارد، پس از ثبت سه شماره سریال، تعداد به سه افزایش می یابد و سپس می توانید فیلد تعداد را به چهار تغییر دهید.

ستون واحد

پس از انتخاب کالا یا خدمت، ستون واحد بصورت خودکار بر اساس واحد اصلی کالا تکمیل می‌شود. اگر کالا دو واحدی باشد، امکان تغییر واحد نیز وجود دارد.

ستون تعداد

در این بخش باید تعداد یا مقدار کالا یا خدمتی را که قصد خرید آن را دارید وارد کنید. امکان ثبت تعداد اعشاری نیز وجود دارد با استفاده از دکمه اسلش ( / ). هنگام وارد کردن تعداد، موجودی حسابداری کالا و حداقل سفارش در یک اعلان نمایش داده می‌شود. اگر سیستم انبارداری فعال باشد، یک دکمه آبی‌رنگ مربوط به انبار نیز دیده می‌شود که با انتخاب آن می‌توانید موجودی کالا را در انبارهای مختلف مشاهده کنید.

ستون مبلغ واحد

در این بخش مبلغ هر واحد کالا یا خدمت وارد می‌شود. به صورت پیش‌فرض، این فیلد بر اساس قیمت خریدی که در صفحه مشخصات کالا یا خدمت ثبت شده است تکمیل می‌شود. در صورت نیاز می‌توانید این مبلغ را تغییر دهید.

ستون تخفیف

در این ستون می‌توانید بصورت تکی برای هر ردیف کالا/خدمت، تخفیف را بر اساس درصد یا مبلغ تعیین کنید. برای این کار روی دکمه تخفیف کلیک کرده و سپس روی علامت مبلغ یا درصد کلیک کنید تا بتوانید تخفیف را بر اساس درصد یا مبلغ وارد کنید.

مالیات

اگر درصد مالیات بر ارزش افزوده خرید در مشخصات کالا یا خدمت ثبت شده باشد، این فیلد به‌صورت خودکار تکمیل می‌شود. در صورت نیاز، می‌توانید درصد مالیات را به‌صورت دستی تعیین کنید. برای این کار، روی فیلد مالیات و سپس آیکن درصد کلیک کرده و در پنجره بازشده، درصد مالیات را وارد کنید.

ستون مبلغ کل

مبلغ کل هر ردیف کالا از حاصل ضرب تعداد در مبلغ واحد محاسبه می‌شود، سپس تخفیف از آن کسر شده و مالیات به آن اضافه می‌شود. این ستون بصورت خودکار توسط نرم‌افزار محاسبه می‌شود و امکان ثبت دستی آن وجود ندارد.

گزینه افزودن ردیف

با کمک گزینه افزودن ردیف اضافه می توانید ردیف های جدید به تعداد پنج، ده، بیست یا به صورت تکی به فاکتور اضافه کنید.

گزینه دسته بندی

با انتخاب گزینه دسته بندی کالاها و خدمات را بر اساس دسته بندی مشخص به فاکتور اضافه می کنید. در پنجره باز شده، دسته بندی مورد نظر را انتخاب و ردیف های مربوطه را با دکمه اضافه به فاکتور وارد کنید.

گزینه بارکد

اگر برای کالا یا خدمات بارکد تعریف و چاپ شده باشد، با گزینه بارکد می توانید بارکد را اسکن کرده و کالا یا خدمت را به فاکتور اضافه کنید.

گزینه تخفیف

استفاده از گزینه تخفیف می‌توانید یک تخفیف کلی بصورت درصدی یا مبلغی ثبت کنید. این تخفیف بصورت خودکار بین همه آیتم‌های فاکتور سرشکن می‌شود. همچنین اگر اقلام تخفیف‌دار را قبلاً تعریف کرده باشید، می‌توانید پس از انتخاب گزینه تخفیف، روی گزینه اقلام تخفیف‌دار کلیک کرده و یکی از آن‌ها را انتخاب کنید تا در فاکتور اعمال شود.

گزینه مالیات

با فعال یا غیرفعال کردن گزینه مالیات محاسبه مالیات بر ارزش افزوده در فاکتور خرید تعیین می شود.

گزینه توضیحات

گزینه توضیحات امکان ثبت توضیحات مربوط به فاکتور را فراهم می کند. همچنین می توانید توضیحات پرتکرار تعریف کنید تا در فاکتورهای بعدی نیز قابل استفاده باشند. برای این کار، پس از کلیک روی توضیحات، با انتخاب آیکن اضافه عنوان و متن توضیحات پرتکرار را ثبت کنید. سپس در هنگام ثبت فاکتور، با کلیک روی عنوان، توضیحات بصورت خودکار درج می شوند.

گزینه حمل و نقل

اگر مبلغی بابت حمل و نقل پرداخت می‌کنید، می‌توانید آن را در بخش حمل و نقل مبلغ ثبت‌شده به عنوان هزینه حمل و نقل در نظر گرفته می‌شود.

گزینه اکسل

امکان ثبت آیتم‌های فاکتور خرید از طریق فایل اکسل وجود دارد. ابتدا با انتخاب گزینه اکسل فایل الگو مطابق فرمت نرم‌افزار را دانلود کنید. هنگام تکمیل فایل، ثبت کد حسابداری یا بارکد برای شناسایی کالا یا خدمت الزامی است. سپس گزینه «دریافت از اکسل» را انتخاب کنید و فایل را بارگذاری کنید. در صورت درست بودن اطلاعات، کالاها و خدمات به فاکتور خرید اضافه می‌شوند.

گزینه سایر

آیتم سایر امکان ثبت مبالغ اضافات یا کسورات را فراهم می کند که مستقیما بر بهای تمام شده کالا تأثیر می‌گذارند. پس از ثبت کالاها و مبالغ، با کلیک روی سایر، در پنجره باز شده با انتخاب آیکن مثبت برای اضافات یا منفی برای کسورات، عنوان و مبلغ را وارد و تأیید کنید. نرم افزار مبلغ را به صورت خودکار بین کالاها سرشکن می کند.

پس از وارد کردن این اطلاعات، می‌توانید فاکتور خرید را ذخیره کنید. برای ذخیره فاکتور، سه گزینه پیش‌نویس، تأییدشده و تأییدشده و بعدی وجود دارد.

پیش‌نویس: فاکتور به صورت پیش‌نویس ذخیره می‌شود.

تأیید شده: فاکتور خرید به صورت نهایی ثبت و ذخیره می‌شود.

تأیید شده و بعدی: فاکتور خرید به صورت نهایی ذخیره می‌شود و هم‌زمان یک فاکتور جدید برای ثبت خرید بعدی باز می‌شود.

پس از ذخیره فاکتور ، امکانات مختلفی برای مدیریت آن در اختیار شما قرار دارد:

حذف

با استفاده از گزینه حذف می‌توانید فاکتور را حذف کنید.

ویرایش

با استفاده از گزینه ویرایش می‌توانید اطلاعات فاکتور را ویرایش کنید.

تاریخچه

با کمک گزینه تاریخچه امکان مشاهده و بررسی تاریخچه تغییرات فاکتور را در اختیار شما قرار می‌دهد.

ارسال

این بخش شامل گزینه‌هایی مانند لینک دائمی و ارسال ایمیل برای ارسال اطلاعات است.

لینک دائمی

پس از ذخیره فاکتور، حسابفا یک لینک دائمی برای آن ایجاد می‌کند. می‌توانید این لینک را کپی کنید و برای افراد ارسال کنید.

ارسال از طریق ایمیل

با کمک آیتم ارسال ایمیل می‌توانید اطلاعات را از طریق ایمیل برای افراد ارسال کنید.

ارسال پیامک

اگر پنل پیامکی کسب‌وکار فعال باشد و اعتبار کافی داشته باشید، می‌توانید اطلاعات فاکتور را از طریق پیامک برای تأمین‌کننده ارسال کنید.

چاپ

با استفاده از گزینه چاپ می‌توانید فاکتور را چاپ کنید. در بخش تنظیمات چاپ می‌توانید نوع کاغذ، قالب چاپ (در صورت طراحی از طریق فرم‌ساز) و اطلاعات قابل نمایش مانند اطلاعات فاکتور ، اطلاعات کسب‌وکار، نمایش مانده حساب شخص و موارد مشابه را در نسخه چاپی تعیین کنید.

صدور اطلاعات به اکسل

با استفاده از گزینه اکسل می‌توانید اطلاعات فاکتور را در قالب فایل اکسل دانلود کنید.

گزینه PDF

با استفاده از گزینه فایل pdf می‌توانید فاکتور را بصورت فایل PDF دانلود کنید. در تنظیمات چاپ نیز می‌توانید نوع کاغذ، قالب چاپ (در صورت طراحی از طریق فرم‌ساز) و اطلاعات قابل نمایش در نسخه چاپی را مشخص کنید.

آرشیو

از طریق گزینه آرشیو می‌توانید مستندات و فایل‌های مرتبط مانند تصویر، فایل صوتی و سایر فایل‌ها را به فاکتور پیوست کنید.

یادداشت

با استفاده از گزینه یادداشت می‌توانید توضیحات یا یادداشت‌های موردنظر را برای فاکتور ثبت کنید. اگر یادداشت بصورت عمومی ثبت شود، همه کاربران کسب‌وکار امکان مشاهده آن را خواهند داشت؛ اما اگر یادداشت را بصورت خصوصی ثبت کنید، فقط خود شما می‌توانید آن را مشاهده کنید.

آیتم بیشتر : گزینه بیشتر امکانات دیگری را در اختیار شما قرار می‌دهد، از جمله:

تغییر وضعیت به پرداخت شده / پرداخت نشده

امکان تغییر وضعیت فاکتور به پرداخت شده یا پرداخت نشده وجود دارد. با کمک آیتم تغییر وضعیت به پرداخت نشده و همچنین با آیتم تغییر وضعیت به پرداخت شده میتوان این تغییرات را انجام داد.این تغییر مستقل از ثبت فاکتور انجام می‌شود.

تغییر وضعیت به ارسال شده / ارسال نشده

در صورت فعال بودن پنل پیامک و ارسال پیامک به افراد وضعیت به صورت اتوماتیک به ارسال شده تغییر پیدا میکند. در صورت نیاز با کمک آیتم های تغییر وضعیت به ارسال نشده و تغییر وضعیت به ارسال شده وضعیت پیامک را به صورت دستی به ارسال شده /ارسال نشده تغییر داد.

برگشت

آیتم برگشت فاکتور برای مرجوع کردن تمام یا بخشی از آیتم ها استفاده می‌شود.

کپی

با کمک آیتم کپی امکان ایجاد نسخه مشابه از فاکتور با قابلیت ویرایش و ذخیره بصورت پیش‌نویس یا تأیید شده.

در بخش بررسی لیست فاکتور هر یک از این گزینه ها را با جزئیات بیشتری بررسی خواهیم کرد.

پرداخت وجه فاکتور

با استفاده از گزینه «پرداخت وجه» امکان ثبت رسید یا رسیدهای پرداخت مربوط به فاکتور خرید وجود دارد. با انتخاب این گزینه مشخص می‌شود مبلغ فاکتور از چه طریقی پرداخت شده است (مانند بانک، صندوق، تنخواه‌گردان و…).

صدور رسید انبار یا رسید سریع ورود به انبار

اگر سیستم انبارداری فعال باشد، با استفاده از این گزینه‌ها می‌توانید رسید ورود به انبار را ثبت کنید. با انتخاب گزینه رسید ورود به انبار همه کالاهای فاکتور به یک انبار وارد میشوند؛ اما با استفاده از گزینه ورود سریع به انبار می‌توان کالاها را به انبارهای مختلف وارد کرد.

چاپ بارکد

با استفاده از این گزینه می‌توانید بارکد کالاها و خدمات ثبت‌شده در فاکتور را چاپ کنید.