کالاها و خدمات


تعریف کالا

منوی کالاها و خدمات > کالای جدید

نکته ها
  • با برداشتن تیک گزینه فعال امکان انتخاب کالا هنگام صدور فاکتور وجود نخواهد داشت.
  • کد کالا می‌تواند شامل اعداد، حروف و علائم شود که شما بر اساس نیازتان برای کالا خود تعریف می‌کنید و می‌تواند متفاوت از کد حسابداری باشد. این کد در هنگام صدور فاکتور خرید یا فروش در لیست کالا/خدمات بارنگ آبی نمایش داده می‌شود.
  • درصورتی‌که به دستگاه بارکد خوان دسترسی دارید می‌توانید با ثبت بارکد کالا در سیستم، در زمان ثبت فاکتور خرید یا فروش با فشردن دکمه بارکد اقدام به شناسایی و ثبت آیتم در فاکتور نمایید.
  • پس از باز کردن منو دسته‌بندی با انتخاب گروه کالا و زدن دکمه امکان اضافه کردن زیرگروه وجود دارد.
  • با کلیک کردن روی نام زیرگروه قابلیت ویرایش و حذف از همین منو قابل‌دسترسی است.
  • اگر کالای شما بیش از یک واحد برای خرید یا فروش دارد امکان تعریف واحد اصلی، واحد فرعی و ضریب تبدیل واحد اصلی به فرعی از سربرگ عمومی وجود دارد.
مثال
واحد اصلی خریدوفروش پارچه برای شما طاقه است، البته گاهی به‌صورت متری هم اقدام به فروش پارچه می‌کنید. هر طاقه پارچه ۵۰ متر می‌باشد. پس واحد اصلی شما طاقه، واحد فرعی متر و ضریب تبدیل این دو به هم ۵۰ است. در هنگام صدور فاکتور با انتخاب واحد موردنظر سیستم تبدیل قیمت را انجام می‌دهد.

در سربرگ موجودی کالا قابلیت فعال کردن کنترل موجودی وجود دارد. این مورد برای انبارداری کاربرد دارد. نقطه سفارش همان حداقل موجودی کالا در انبار است که سیستم با بررسی آن زمان سفارش مجدد را مشخص می‌کند. بعلاوه امکان تعیین حداقل مقدار سفارش کالا و مدت‌زمانی که طول می‌کشد تا موجودی جدید به دست شما برسد وجود دارد.

توجه
  • برای بررسی نقطه سفارش مجدد کالا به منو انبارداری > موجودی کالا یا موجودی تمام انبارها مراجعه کنید.
  • در هنگام تعریف کالا چندین حساب به‌صورت خودکار توسط سیستم برای کالا ایجاد می‌گردد، این حساب‌ها شامل: موجودی کالا، فروش کالا و خرید کالا است.
کالا
تعریف خدمات

منوی کالاها و خدمات > خدمات جدید

نکته ها
  • با برداشتن تیک گزینه فعال امکان انتخاب خدمات هنگام صدور فاکتور وجود نخواهد داشت.
  • کد خدمات می‌تواند شامل اعداد، حروف و علائم شود که شما بر اساس نیازتان برای خدمات خود تعریف می‌کنید و می‌تواند متفاوت از کد حسابداری باشد. این کد در هنگام صدور فاکتور خرید یا فروش در لیست کالا/خدمات نمایش داده می‌شود.
  • درصورتی‌که به دستگاه بارکد خوان دسترسی دارید می‌توانید با ثبت بارکد خدمات خود در سیستم، در زمان ثبت فاکتور خرید یا فروش با فشردن دکمه بارکد اقدام به شناسایی و ثبت آیتم در فاکتور نمایید
  • پس از باز کردن منو دسته‌بندی با انتخاب گروه خدمات و زدن دکمه امکان اضافه کردن زیرگروه وجود دارد.
  • با کلیک کردن روی نام زیرگروه قابلیت ویرایش و حذف از همین منو قابل‌دسترسی است.
نکته
کد حسابداری باید یک عدد ۶ رقمی باشد که درواقع همان کدینگ حسابداری کالا/خدمات می‌باشد. کد به‌صورت خودکار توسط سیستم ایجاد می‌گردد اما شما می‌توانید در هنگام ایجاد کالا/خدمات کد دلخواه خود را نیز وارد کنید که البته این کار توصیه نمی‌گردد.
توجه
امکان حذف کالا/خدماتی که برای آن تراکنش مالی ثبت‌شده باشد وجود ندارد. برای حذف چنین کالا/خدماتی ابتدا تراکنش‌های مالی آن را حذف نمایید.
موجودی کالا

موجودی کالا به سه طریق افزایش می‌یابد:

  1. ثبت موجودی اول دوره کالا
  2. ثبت فاکتور خرید برای کالا
  3. ثبت فاکتور برگشت از فروش برای کالا

برای ثبت موجودی اول دوره کالاهای خود در سیستم حسابفا به دو طرق می‌توانید عمل کنید:

  1. واردکردن به‌صورت تک‌تک از طریق صفحه حساب‌های اول دوره. منوی حسابداری > تراز افتتاحیه > موجودی کالا
  2. واردکردن موجودی اول دوره به‌صورت گروهی به‌وسیله فایل اکسل. منوی کالاها و خدمات > لیست > ورود از اکسل

شما می‌توانید اطلاعات کالا/خدمات خود را به‌صورت گروهی از فایل اکسل وارد حسابفا کنید. برای این کار بالا سمت چپ دکمه را فشار دهید و ورود اطلاعات از اکسل را انتخاب کنید. پس از مطالعه نکات، فایل قالب را دانلود و داده‌ها را مطابق نمونه وارد کنید. سپس فایل کامل شده را انتخاب کرده و ارسال نمایید.

توجه
در فایل اکسل قالب، دو ستون برای درج موجودی تعدادی/مقداری و موجودی ریالی در نظر گرفته‌شده است. اگر این دو ستون را خالی بگذارید، کالا بدون در نظر گرفتن موجودی اول دوره ثبت یا ویرایش می‌شود. اگر در این دو ستون صفر وارد کنید موجودی اول دوره صفر می‌شود.

ورود اطلاعات کالاها و خدمات از اکسل باعث صرفه‌جویی در وقت شما می‌شود. شما می‌توانید با تهیه خروجی اکسل از اطلاعات کالاها و خدمات، از سیستم حسابداری قبلی خود و کپی پیست کردن آن‌ها در فایل قالب اکسل حسابفا ، تمام اطلاعات را یکجا وارد سیستم کنید. و ممکن است شما اطلاعات کالاها و خدمات خود را از قبل در یک فایل اکسل ذخیره کرده باشید، که با این امکان به‌راحتی می‌توانید آن‌ها را وارد حسابفا کنید.

لیست کالاها و خدمات

منوی کالاها و خدمات > لیست

در این صفحه مشخصات کالا/خدمات و میزان موجودی آن‌ها قابل‌مشاهده است.

با کلیک بر روی عنوان ستون‌ها، می‌توانید لیست را بر اساس آن ستون به‌صورت صعودی یا نزولی مرتب نمایید. با انتخاب سلول ذره‌بین دار امکان جستجو در آن ستون نیز وجود دارد. کلیک راست‌روی جدول امکان خصوصی‌سازی ستون‌های جدول باقابلیت Drag & Drop را فراهم می‌کند.

لیست کالا

با کلیک روی امکان دریافت خروجی فایل اکسل وجود دارد. با دریافت فایل خروجی اکسل کل اطلاعات کالا/خدمات خود در سیستم حسابفا را در قالب یک فایل اکسل دریافت می‌کنید. شما همچنین می‌توانید از امکان خروجی و ورودی اکسل، جهت ویرایش اطلاعات کالا/خدمات به‌صورت دسته‌جمعی به‌جای ویرایش تک‌تک آن‌ها از طریق مرورگر استفاده کنید، حسابفا از طریق کد هر کالا/خدمات، متوجه می‌شود که آیا کالا/خدمات از قبل وجود دارد که در این حالت آن را ویرایش و یا کالا/خدمات وجود ندارد که در این حالت کالا/خدمات جدیدی ثبت و ذخیره می‌کند.

در منو بخشی با عنوان به‌روزرسانی لیست قیمت وجود دارد که به کمک آن می‌توانید قیمت فروش یک یا چند کالا/خدمات را به‌طور هم‌زمان و به‌صورت درصدی یا مبلغ تغییر دهید و تا ۵ رقم آخر مبلغ توسط سیستم گرد کنید.

توجه
به‌روزرسانی در فاکتورهایی که بعد از اعمال تغییرات ثبت می‌شوند اعمال می‌گردد.
لیست قیمت
تغییر قیمت

اگر برای کالایی بارکد تعریف کرده باشید با کلیک روی و انتخاب چاپ بارکد، می‌تواند پس از انجام تنظیمات به‌صورت دلخواه، برچسب کالاها را چاپ کنید.

تنظیمات چاپ