خرید و فروش


ثبت و صدور فاکتور

ثبت فاکتور فروش، فاکتور خرید، برگشت از فروش و برگشت از خرید در حسابفا شبیه بوده و از فرمت یکسانی پیروی می‌کند. بااطلاع از روند کلی قادر خواهید بود فاکتور موردنظر خود را ثبت کنید.

منو فروش > فروش جدید / برگشت از فروش

منو هزینه‌ها > خرید جدید / برگشت از خرید

توجه
در حسابفا ، فاکتور فروش و خدمات یکسان می‌باشد، یعنی شما در یک فاکتور می‌توانید هم کالا و هم خدمات وارد کنید.

صفحه ثبت یا ویرایش فاکتور

صفحه ثبت و ویرایش فاکتور در حسابفا در عین سادگی قابلیت‌ها و امکانات زیادی را در اختیار شما می‌گذارد.
در اغلب لیست‌های انتخاب نظیر لیست باکس انتخاب شخص یا کالا در فاکتور، ویژگی‌های زیر وجود دارد:

  • امکان جستجو بر اساس نام، کد، دسته‌بندی
  • امکان انتخاب از لیست
  • امکان ثبت به‌وسیله بارکد خوان (برای کالا و خدمات)

در لیست باکس اشخاص امکان افزودن شخص جدید به لیست در همان صفحه وجود دارد.
تصویر صفحه ثبت یا ویرایش فاکتور در حسابفا

ثبت فاکتور

توضیحات فاکتور بر اساس تصویر

۱  جدول تبدیل نرخ ارز که درصورت دریافت ارز می‌توانید به‌صورت دستی یا اتوماتیک نرخ تبدیل ارز را در آن وارد کنید.

توجه
این گزینه در صورتی فعال خواهد بود که در زمان ثبت کسب‌وکار خود گزینه امکان استفاده از سیستم چند ارزی را فعال کرده باشید.

۲  شماره فاکتور به‌صورت خودکار درج می‌گردد اما شما در صورت تمایل می‌توانید آن را به عدد، حروف و علامت تغییر دهید. البته این کار توصیه نمی‌شود.

توجه
در ابتدای دوره با تعریف شماره اولین فاکتور، سیستم بقیه شماره فاکتورها را بر اساس آن ادامه می‌دهد.

۳  شماره ارجاع: در صورت وجود سند یا فاکتوری مرتبط با این فاکتور می‌توانید شماره آن را در این بخش ثبت کنید.

۴  تاریخ ثبت و سررسید فاکتور

۵  پروژه‌ای که فروش صورت گرفته مربوط به آن است.

  • با زدن دکمه امکان تعریف پروژه جدید وجود دارد.

۶  انتخاب مشتری از ليست يا جستجوی مشتری بر اساس نام، کد و دسته‌بندی

  • افزودن شخص جديد با زدن دکمه امکان‌پذیر است.
  • پس از واردکردن نام شخص عنوان تعریف‌شده توسط سیستم انتخاب می‌شود.

۷  واحد پولی که فاکتور به‌وسیله آن تسویه می‌شود را انتخاب کنید. این واحدی است که شما زمان ثبت کسب‌وکارتان به‌عنوان ارز دوم انتخاب کردید.

۸  درصورتیکه عملیات فروش توسط بازاریاب انجام شده باشد میتوانید فروشنده مربوطه را انتخابکنید.

۹  پس از افزودن سطر با کلیک در ستون کالا می‌توانید کالا یا خدمات تعریف‌شده را از ليست يا با جستجو بر اساس نام، کد و دسته‌بندی انتخاب نمایید.

  • شرح کالا و واحد آن با انتخاب یک کالا یا خدمات به‌صورت اتوماتیک در این قسمت درج می‌شود. در صورت تمایل شما می‌توانید شرح را در هر فاکتور به‌صورت دستی تغییر دهید.

۱۰  در صورت ثبت بارکد در زمان تعریف کالا و دارا بودن دستگاه بارکد خوان، با فشردن این دکمه می‌توانید به‌صورت خودکار کالاها را در لیست ثبت کنید.

۱۱  مبلغ واحد: قیمت فروش است که در زمان تعریف کالا مشخص کردید. امکان تغییر این مبلغ در فاکتور وجود دارد.

۱۲  تعداد: با کلیک در این فیلد، موجودی کالای انتخاب‌شده به شما نشان داده می‌شود.

۱۳  به‌وسیله این دکمه امکان فعال یا غیرفعال کردن تخفیف برای کل آیتم‌های فاکتور به‌صورت یکجا وجود دارد. تخفیف می‌تواند به‌صورت مبلغ یا درصد وارد شود. به‌عنوان‌مثال با واردکردن "10٪" در پنجره بازشده، ده درصد از مبلغ هر سطر محاسبه و در فیلد تخفیف درج می‌گردد.

  • در ستون تخفیف جدول نیز هرردیف به‌صورت درصد یا مبلغ قابل تغییر است.

۱۴  با فعال کردن دکمه مالیات، درصد مالیاتی که برای هر کالا تعریف کردید به‌صورت مبلغ ثبت می‌گردد. مبلغ مالیات هر کالا به‌صورت جداگانه نیز قابل‌تغییر می‌باشد.

۱۵  هر توضیحات اضافه مرتبط با فاکتور را در این بخش وارد کنید.

۱۶  هزینه حمل‌ونقل را در این بخش وارد نمایید.

توجه
هزینه حمل و نقل درفاکتور خرید به عنوان هزینه حمل کالا و در فاکتور فروش به عنوان درآمد حمل کالا در نظر گرفته میشود

۱۷  از طریق این گزینه میتوانید فاکتور را به اکسل ارسال یا از اکسل دریافت کنید

توجه
زمانی که فاکتور را از طریق اکسل وارد میکنید (دریافت از اکسل ) باید نام مشتری یا فروشنده را به صورت دستی انتخاب کنید

۱۸  با فشردن دکمه می‌توانید اقدام به حذف یک ردیف از لیست نمایید.

۱۹  پس از اتمام ویرایش با زدن دکمه در بالا سمت چپ دو گزینه در اختیارتان قرار می‌گیرد:

  • پیش‌نویس: ذخیره موقت فاکتور بدون درج در حساب‌ها و کم شدن موجودی کالا (پیش فاکتور)
  • تائید شده: ذخیره و تائید فاکتور همراه با تغییر در موجودی کالا و درج در حساب‌ها (ثبت سند اتوماتیک)

توجه
در صورت درج تعداد صفر یا منفی و وجود ردیف خالی امکان ذخیره فاکتور وجود ندارد. ردیف دارای مشکل با علامت مشخص می‌شود.
امکان پرداخت وجه فاکتور تنها در صورت تائید آن مقدور است.

فاکتور برگشت از خرید/فروش

برای ثبت فاکتور برگشت از خرید/فروش دو راه وجود دارد:

  • از منو خرید وهزینه >برگشت از خرید / منو فروش ودرآمد > برگشت از فروش را ثبت کنید.
  • بصورت مستقیم از منو خرید و هزینه > فاکتور های خرید / منو فروش و درآمد فاکتور های فروش ، فاکتور مربوطه را انتخاب، را بزنید و برگشت فاکتور را انتخاب کنید.


ثبت فاکتور ضایعات

کالاهایی که شرایط فروش را دارا نیستند جزو ضایعات محسوب می‌شوند و برای ما هزینه به همراه دارند. برای ثبت هزینه این ضایعات از منوی هزینه‌ها > ضایعات اقدام به ثبت فاکتور ضایعات می‌کنیم.

روند ثبت فاکتور ضایعات مانند فاکتور فروش/خرید است. فقط لازم است مشخصات کالا و شرح فاکتور ثبت شود.

و برای دسترسی به فاکتورهای ضایعات از منو هزینه‌ها > لیست ضایعات استفاده کنید.

توجه
برای محاسبه بهای تمام شده کالای ضایع شده روی فیلد محاسبه پایین فاکتور کلیک و در پنجره باز شده تعداد کالا را وارد کنید .در نهایت مبلغ کل محاسبه شده را در ستون مبلغ کل فاکتور وارد کنید این عملیات در روش سیستم حسابداری دائمی حائز اهمیت است.

نمایش، چاپ و ثبت دریافت و پرداخت فاکتور

پس از تائید فاکتور به صفحه دریافت/پرداخت وجه منتقل خواهید شد.

از طریق منو فروش > فاکتورهای فروش/ فاکتورهای برگشت از فروش
و منو هزینه‌ها > فاکتورهای خرید/ فاکتورهای برگشت از خرید

با کلیک بر روی شماره فاکتور مورد نظر و انتخاب گزینه دریافت / پرداخت وجه فاکتور میتوانید اقدام به ثبت دریافت / پرداخت فاکتور کنید.

منو قابلیت‌هایی در اختیار شما قرار می‌دهد که در ادامه توضیح هرکدام آورده شده:

  • تغییر وضعیت به پرداخت‌شده: اگر تسویه برگ خرید صادرشده را از مسیر اشخاص > دریافت‌ها انجام داده‌اید می‌توانید به‌وسیله این گزینه وضعیت فاکتور را به پرداخت‌شده تغییر دهید.
  • تغییر وضعیت به ارسال‌شده: هنگام ارسال، فاکتور مربوطه را علامت‌گذاری کنید.
  • برگشت فاکتور: فاکتور برگشت از فروش/خرید را به‌صورت مستقیم از فاکتور اصلی صادر کنید.
  • کپی: اطلاعات فاکتور را در قالب یک فاکتور جدید کپی می‌کند.
  • چاپ: چاپ لیست فاکتورها
  • چاپ برچسب آدرس: در صورت ارسال فاکتور می‌توانید برای آن برچسب آدرس چاپ کنید.
  • صدور اطلاعات به اکسل: دریافت خروجی اکسل از فاکتورها

فاکتورهای فروش

پرداخت

توضیحات صفحه‌نمایش فاکتور بر اساس تصویر

۱  در این قسمت اطلاعات فاکتور صادره شده را می‌توانید مشاهده کنید.

۲  در این جدول اقلام ثبت‌شده در فاکتور، جزییات تخفیف، مالیات، هزینه حمل‌ونقل و جمع مبلغ فاکتور نمایش داده می‌شود.

۳  لیست دریافت‌ها: در این قسمت لیست وجوه یا چک هایی را که برای تسویه‌حساب دریافت نمودید مشاهده می‌کنید. در صورتی که مبلغ فاکتور به‌طور کامل تسویه نشده باشد باقیمانده آن در پایین رسید آورده می‌شود.

  • با کلیک روی هر مورد و انتخاب نمایش می‌توانید موارد لیست را ویرایش نمایید.

۴  دریافت وجه فاکتور: در این قسمت شما می‌توانید مبالغ یا چک های دریافتی از مشتری را ثبت کنید.

۵  حواله خروج از انبار: در صورت استفاده از سیستم انبارداری امکان صدور حواله انبار از زیر رسید فاکتور وجود دارد.

۶  حواله خروج سریع از انبار: این حواله دقیقا شبیه حواله خروج از انبار عمل میکند با این تفاوت که در این حواله ، انبار بصورت پیش فرض انتخاب شده است که بصورت دستی قابل تغییر است.

۷  شما می‌توانید به چهار صورت لینک دائم، ایمیل، پیامک یا پرداخت آنلاین نیز فاکتور را ارسال کنید و یا با کلیک بر روی دکمه چاپ، فاکتور را چاپ کنید.

نکات دریافت و پرداخت فاکتور
شما می‌توانید دریافت‌ها و یا پرداخت ها را در زمان وقوع و در تاریخ دلخواه و متفاوت از تاریخ فاکتور ثبت نمایید.
سندی که سیستم برای فاکتور ثبت می‌کند با سند دریافت‌ها و پرداخت ها متفاوت می‌باشد. همین‌طور هر بار که یک یا چند دریافت یا پرداخت را ثبت می‌کنید سندی جداگانه با دریافت‌ها و پرداخت هایی که در تاریخ دیگری ثبت کرده‌اید ایجاد می‌گردد.