حسابداری


ثبت سند حسابداری

اگر عملیات مالی دارید که جزء عملیات روزمره نیست می‌توانید به‌صورت دستی سند آن را ثبت نمایید.

برای ثبت یک سند حسابداری از منوی حسابداری > سند جدید را انتخاب می‌کنیم.

مثال
یکی از سهامداران شرکت با خرید یک میزتحریر اقدام به افزایش سرمایه کسب‌وکار خود می‌کند. برای ثبت این افزایش در سرمایه باید اقدام به ثبت سند دستی کرد. در شرح سند وارد می‌کنیم: افزایش سرمایه توسط سهامدار. برای ثبت سند نیز حساب مربوطه (در اینجا اثاثه اداری) را مشخص کرده و مبلغ آن را در ستون بدهکار وارد می‌کنیم. در ردیف بعد حساب بستانکار و تفصیل آن (در این مثال افزایش یا کاهش سرمایه و نام سهامدار) را انتخاب و معادل نقدی آن را بستانکار کنید.

با انتخاب هر حساب در صورت وجود زیرشاخه، در ستون تفصیل نمایش داده می‌شود.

یک سند را می‌توانید در دو وضعیت پیش‌نویس (یا ذخیره موقت) و تائید شده ثبت و ذخیره نمایید. سند پیش‌نویس یا ذخیره موقت در حساب‌ها و دفاتر درج نمی‌شود و می‌تواند تراز نباشد. از این حالت برای مواقعی که تمام اطلاعات سند در دسترس نیست یا هنوز مشخص و قطعی نشده استفاده می‌شود. همواره می‌توانید سند پیش‌نویس خود را پس از تکمیل، تائید و به سند قطعی تبدیل کنید. تمام اسناد ذخیره‌شده از منو حسابداری > لیست اسناد در دسترس هستند.

شما می‌توانید اسناد دستی را حذف یا ویرایش نمایید. اما امکان حذف و ویرایش اسناد خودکار به‌صورت مستقیم وجود ندارد. برای حذف اسناد خودکار باید برگه مربوطه را حذف یا ویرایش نمایید. مثلاً فاکتور مربوطه را از لیست فاکتور ها، یک تراکنش را از لیست دریافت‌ها و پرداخت ها و ...

نکته
از سند دستی برای ثبت خرید، فروش و دریافت و پرداخت چک نباید استفاده شود، چون امکان ثبت مقدار کالا و مشخصات چک در هنگام ثبت سند دستی وجود ندارد. بنابراین برای ثبت خریدوفروش از عملیات خودکار ثبت فاکتور خرید و ثبت فاکتور فروش و برای چک از عملیات اتوماتیک دریافت و پرداخت چک استفاده کنید.
لیست اسناد

از منوی حسابداری > لیست اسناد قابل‌دسترس است.

همه اسناد به پنج گروه همه، پیش‌نویس، تائید شده، دستی و اتوماتیک تقسیم می‌شوند.

با کلیک بر روی عنوان ستون‌ها، می‌توانید لیست را بر اساس آن ستون به‌صورت صعودی یا نزولی مرتب نمایید. با انتخاب سلول ذره‌بین دار امکان جستجو در آن ستون نیز وجود دارد. کلیک راست روی جدول امکان خصوصی‌سازی ستون‌های جدول باقابلیت Drag & Drop را فراهم می‌کند.

با کلیک روی امکان دریافت خروجی اکسل وجود دارد.

لیست اسناد تراز افتتاحیه

پس از تعریف و ثبت اشخاص، حساب‌ها، کالا و خدمات باید مانده هرکدام از این حساب‌ها و سایر دارایی‌ها در تراز افتتاحیه مشخص شود.

از منو حسابداری > تراز افتتاحیه با کلیک روی هر حساب در پنجره بازشده با فشردن دکمه مانده آن را ثبت کنید و ذخیره نمایید.

لیست اسناد بستن سال مالی

در پایان سال مالی پس از بررسی حساب‌ها می‌توانید از منو حسابداری > بستن سال مالی با پر کردن فرم مربوطه اقدام به ثبت تراز اختتامیه کنید.

نکته
پس از بستن سال مالی امکان ویرایش اسناد وجود ندارد. دسترسی به سال مالی گذشته فقط به‌صورت دریافت گزارش از اسناد است.
تعریف سرفصل‌های حسابداری و جدول حساب‌ها

در حسابفا چهار سطح حساب وجود دارد: گروه، کل، معین و زیرگروه‌های معین. سه سطح کل، معین و زیرگروه‌های آن قابل‌ویرایش هستند. برای افزودن و یا ویرایش حساب‌های کل و معین از منوی حسابداری > جدول حساب‌ها را بازکنید.

حساب‌های سیستمی حساب‌هایی هستند که از آن‌ها برای صدور سند اتوماتیک در عملیات مالی اتوماتیک (مثل فاکتور فروش) استفاده می‌شود.

در پنجره افزودن یا ویرایش یک حساب، ابتدا نام حساب را وارد کرده سپس نوع تفصیل آن را بر اساس نوع حساب مشخص و در آخر تائید کنید.

مثال

برای اینکه حساب هزینه گاز را به زیرگروه هزینه‌های عمومی خود اضافه کنیم از این طریق عمل می‌کنیم:

منو حسابداری > جدول حساب‌ها > گروه هزینه‌ها > هزینه‌های عملیاتی > هزینه‌های عمومی > هزینه آب و برق و گاز و تلفن

لیست اسناد

با کلیک روی حساب موردنظر و زدن دکمه در پنجره بازشده اطلاعات حساب را وارد کنید و تائید را بزنید.

لیست اسناد
توجه
کدینگ حساب‌ها به‌صورت خودکار توسط سیستم انجام می‌شود و نیازی به تعریف کد حساب از طرف کاربر نیست.
نکته
دقت کنید که حساب‌های دارای تراکنش قابل‌حذف نیستند. تا زمانی که تمام تراکنش‌های مربوط به آن‌ها را حذف نمایید.