افزونه پرستاشاپ حسابفا، مناسب کسانی است که در حال حاضر یک فروشگاه آنلاین دارند و می خواهند در کنار آن از سیستم حسابداری حسابفا نیز استفاده کنند. به عبارت دیگر در حال حاضر کالاها و مشتریانی بر روی فروشگاه اینترنتی خود تعریف کرده اند و قصد دارند آنها را وارد حسابفا کنند و با ثبت سفارش مشتریان در فروشگاه، فاکتور فروش سفارش نیز بصورت اتوماتیک در سیستم حسابداری آنها ثبت شود و کارهای دیگری که در ادامه آمده است...

این افزونه چه کارهایی انجام می دهد؟

ثبت فاکتور فروش در حسابفا پس از سفارش مشتری
ثبت رسید دریافت در حسابفا پس از پرداخت مشتری
خروجی لیست کالاها و مشتریان از فروشگاه به حسابفا
بروزرسانی قیمت و موجودی کالاها در فروشگاه با تغییر در حسابفا

نصب و پیکربندی
برای نصب و افزودن ماژول پرستاشاپ حسابفا، ابتدا آخرین نسخه ماژول را از صفحه افزونه ها دانلود کنید. سپس به پنل ادمین پرستاشاپ خود رفته و با انتخاب منوی ماژول ها مدیر ماژول به صفحه مدیریت ماژول ها بروید.

در صفحه مدیر ماژول، بر روی دکمه بارگذاری یک ماژول کلیک کنید و سپس فایل فشرده ماژول را که از سایت حسابفا دانلود کرده اید انتخاب کرده و نصب کنید.

پس از نصب، بر روی گزینه پیکربندی ماژول کلیک کنید تا وارد صفحه تنظیمات ماژول شوید. برای راه اندازی ماژول پرستاشاپ، ابتدا باید کلید API و توکن ورد به کسب و کار خود را وارد کنید.

نکته

برای دریافت کلید API و توکن ورود کسب و کار خود، وارد حساب خود در حسابفا شده، سپس وارد کسب و کار خود شوید و از قسمت تنظیمات وارد صفحه تنظیمات مالی شوید. سپس از تب API بر روی دکمه نمایش کلیک کنید تا کلید API شما نمایان شود.

پس از ثبت تنظیمات API ماژول شما به کسب و کار شما در حسابفا متصل می شود. در این حالت منوهای ماژول ظاهر می شوند که برای مدیریت ماژول می توانید از آنها استفاده کنید.
اما قبل از ادامه نیاز هست تا تنظیمات افزونه را نیز انجام دهید. برای اینکار بر روی منوی تنظیمات کلیک کنید تا وارد صفحه تنظیمات شوید.

تنظیمات افزونه
در صفحه تنظیمات افزونه می توانید تنظیمات مربوط به نحوه بروز رسانی محصولات، مشتریان، فاکتورها و رسید دریافت فاکتورها را انجام دهید.

نکته

اگر می خواهید موجودی کالاها و قیمت محصولات شما بر اساس حسابفا تنظیم شود، پس از فعال کردن دو گزینه بروزرسانی قیمت و موجودی بر اساس حسابفا، دیگر نباید در پرستاشاپ بصورت دستی اقدام به تغییر قیمت و موجودی محصولات کنید و باید صرفاً از سمت حسابفا این کار صورت پذیرد. به عبارت دیگر با ثبت فاکتور خرید در حسابفا به موجودی شما در فروشگاه نیز اضافه می شود و یا با ثبت فاکتور ضایعات از موجودی شما در فروشگاه نیز کاسته می شود.
در مورد قیمت نیر به همین صورت، با تغییر قیمت کالا در حسابفا قیمت محصول شما در فروشگاه نیر تغییر می کند.

ورود و خروج
از صفحه ورود و خروج می توانید مشتریان، محصولات و فاکتورهایی را که قبلاً در پرستاشاپ ایجاد شده اند وارد حسابفا کنید.

هشدار

دقت کنید که برای استفاده از گزینه صدور محصولات، شما نباید در حسابفا از قبل اقدام به تعریف کالاها و مشتریان خود کرده باشید، چرا که در این صورت سیستم قادر به تشخیص این موضوع نیست و کالاها و مشتریان تکراری و با کد جدید وارد سیستم شما خواهد شد.
بنابراین برای استفاده از این افزونه صرفاً کالاها و مشتریان خود را در سمت فروشگاه تعریف کنید.

همسان سازی
از صفحه همسان سازی می توانید قیمت و موجودی محصولات را بر اساس قیمت و موجودی آنها در حسابفا بروزرسانی کنید.

نکته

اگر در تنظیمات افزونه تیک گزینه های بروزرسانی قیمت و موجودی بر اساس حسابفا را زده باشید افزونه بصورت اتوماتیک این همسان سازی را انجام می دهد، اما اگر بنا به هر دلیلی برای مدتی ارتباط سایت فروشگاه با حسابفا قطع گردد، پس از ارتباط مجدد می توانید از گزینه همسان سازی برای بروزرسانی تغییراتی که در مدت قطع اتصال رخ داده استفاده کنید.

سفارش ها و فاکتور فروش
پس از نصب و پیکربندی موفق ماژول، با ثبت هر سفارش در فروشگاه یک فاکتور فروش در حسابفا نیر ثبت می گردد.

نکته ها

تخفیف در فاکتور: از آنجایی که در حسابفا تخفیف کلی امکان پذیر نیست و تخفیف باید در سطور و بر روی هر آیتم اعمال شود، اگر در سفارش، تخفیفی وجود داشته باشد این تخفیف در فاکتور حسابفا بر روی تمام آیتم ها تقسیم می شود.
موجودی منفی: دقت کنید که اگر در حسابفا موجودی کالایی صفر باشد با ثبت سفارش ممکن است حسابفا به شما خطا دهد و فاکتور ثبت نگردد. برای رفع این مشکل می توانید امکان ثبت فاکتور با موجودی منفی را در حسابفا فعال کنید. برای اینکار از منوی تنظیمات / تنظیمات مالی / فاکتور اقدام کنید.
لغو سفارش: با لغو سفارش در فروشگاه، یک فاکتور برگشت از فروش نیز در حسابفا ثبت می شود.
دقت کنید که نحوه ثبت فاکتورها بر اساس گزینه هایی است که در صفحه تنظیمات افزونه انتخاب کرده اید.

ثبت فاکتور و رسید دریافت فاکتور بصورت دستی
پس از نصب و راه اندازی افزونه، در صفحه سفارش، قسمت حسابفا اضافه می شود. در این قسمت در صورت ثبت فاکتور سفارش شماره فاکتوری که در حسابفا ثبت شده به شما نشان داده می شود.
چنانچه فاکتور سفارش ثبت نشده است، می توانید با زدن دکمه ذخیره فاکتور، فاکتور سفارش را در حسابفا ثبت کنید. همچنین اگر دریافتی برای سفارش ثبت شده است با زدن گزینه ذخیره رسید، رسید دریافت فاکتور نیز در حسابفا ثبت می شود.
گزینه حذف لینک با حسابفا، ارتباط سفارش با فاکتور قبلی ثبت شده در حسابفا را قطع میکند و سپس می توانید فاکتور جدیدی برای سفارش ثبت کنید.
اگر سفارش را ویرایش کرده اید، کافی است یک بار دیگر گزینه ذخیره فاکتور را بزنید تا فاکتور در حسابفا نیز ویرایش شود.

حذف افزونه
افزونه حسابفا برای برقراری ارتباط بین کالاها، مشتریان و سفارشها از یک جدول واسط استفاده میکند که موقع نصب افزونه در دیتابیس پرستاشاپ ایجاد می کند. تمامی داده های مربوط به ارتباط بین افزونه و کسب و کار شما در حسابفا در این جدول نگهداری می شوند.
به دلیل حفاظت از این داده ها و جلوگیری از حذف ناخواسته آنها، افزونه حسابفا در موقع حذف از پرستاشاپ، این جدول را حذف نمی کند. بنابراین چنانچه شما می خواهید این داده ها را برای همیشه حذف کنید باید از گزینه حذف دیتای افزونه در صفحه پیکربندی استفاده کنید، و پس از حذف دیتای افزونه، خود افزونه را از پرستاشاپ حذف کنید.
بنابراین چنانچه شما صرفاً قصد تنظیم مجدد افزونه و یا نصب نسخه جدید افزونه را دارید به هیچ وجه دیتای افزونه را حذف نکنید.
اما چنانچه می خواهید کسب و کار دیگری را به افزونه متصل کرده و از نو شروع کنید، حتماً باید قبل از آن دیتای افزونه رو حذف کنید تا ارتباطات افزونه با کسب و کار قبل از بین برود و سپس افزونه را حذف و مجدد نصب کنید.