اشخاص در نرم افزار حسابداری آنلاین حسابفا
تعریف اشخاص یا طرف حساب ها
تعریف اشخاص در حسابفا به دو طریق امکان پذیر است.
- منوی
اشخاص>شخص جدید: از این روش اطلاعات شخص قابل افزودن و ویرایش است. - در هر صفحه ای از نرم افزار که لیست انتخاب شخص وجود دارد با زدن دکمه : از این راه اطلاعات شخص در پنجره ای که باز می شود قابل افزودن است. (بعداً می توانید از طریق منوی
اشخاص>لیست>انتخاب شخص>ویرایشاطلاعات آن را کامل کنید.)
- با برداشتن تیک گزینه فعال امکان انتخاب نام شخص در هنگام صدور فاکتور، سند و دریافت و پرداخت وجود نخواهد داشت.
- در فیلد نام مستعار پس از تکمیل اطلاعاتِ شرکت، عنوان، نام و نام خانوادگی شخص، با ورود یکی از داده ها، سیستم بصورت خودکار نام مستعارهای پیش فرض را پیشنهاد می دهد.
- در اینجا امکان تعیین نوع شخص (مشتری، تامین کننده وکارمند) وجود دارد. در نظر داشته باشید اگر برای شخصی در قسمت نوع شخص، تیک کارمند را فعال نکنید در سند حقوق، این شخص نمایش داده نخواهد شد. برای اشخاصی که به عنوان سهامدار تعریف شده‌اند در این صفحه بصورت خودکار، تیک سهامدار فعال خواهد شد.
پس از باز کردن منوی دسته بندی با انتخاب گروه اشخاص و زدن دکمه امکان اضافه کردن زیرگروه وجود دارد.
با کلیک کردن روی نام زیرگروه قابلیت ویرایش و حذف از همین منو قابل دسترسی است.
فیلد اعتبارمالی فیلدی اطلاعاتی است و صرفاً جهت کنترل و مقایسه با میزان بدهکاری و بستانکاری اشخاص در هنگام صدور فاکتور جدید نمایش داده می شود.
- کد حسابداری باید یک عدد ۶ رقمی باشد که درواقع همان کدینگ حسابداری شخص است. کد به‌صورت خودکار توسط سیستم ایجاد میگردد اما شما میتوانید در هنگام ایجاد شخص کد دلخواه خود را نیز به‌صورت دستی وارد کنید که البته این کار توصیه نمی‌گردد.
- در هنگام تعریف شخص جدید، چندین حساب به‌صورت خودکار توسط سیستم برای شخص ایجاد میگردد، این حسابها شامل: حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی و اسناد دریافتنی است.
- نام مستعار نامی است که در فاکتورها و اسناد مالی ثبت میگردد.
- هرگونه فایل یا مستنداتی مرتبط با شخص را از این قسمت
آرشیو کنید. - امکان ثبت یادداشت خصوصی یا عمومی (قابل مشاهده برای تمامی کاربران) با استفاده از این گزینه
وجود دارد.
لیست اشخاص
لیست اشخاص از منوی اشخاص > اشخاص قابل‌دسترس است.
در این صفحه چهار دسته‌بندی همه اشخاص، مشتریان و فروشندگان و بدون تراکنش وجود دارد.
با کلیک بر روی عنوان ستون‌ها، میتوانید لیست را بر اساس آن ستون به‌صورت صعودی یا نزولی مرتب نمایید. با انتخاب سلول ذره‌بین دار امکان جستجو در آن ستون نیز وجود دارد. کلیک راست روی جدول امکان خصوصی‌سازی ستون‌های جدول باقابلیت Drag & Drop را فراهم می‌کند.
قابلیت های دیگری که به‌وسیله منو به آن دسترسی دارید، صدور اطلاعات به اکسل، ورود اطلاعات از اکسل، ارسال لینک کارت حساب شخص، لینک پرداخت آنلاین، چاپ و ادغام تراکنش ها است.
لینک کارت حساب
با ارسال لینک کارت حساب برای مشتریان یا طرف حسابها، آن‌ها قادر خواهند بود گردش حساب خود را مشاهده کنند.
لینک پرداخت آنلاین
لینک پرداخت آنلاین امکان پرداخت وجه به‌صورت آنلاین را برای طرف حساب فراهم می‌کند.
با کلیک روی لینک کارت حساب قبل از ایجاد ابتدا تعیین می‌کنید لینک تا چند روز فعال است. در مرحله بعد امکان ارسال این لینک به‌وسیله ایمیل و پیامک وجود دارد. بعلاوه میتوانید لینک دائمی ایجادشده را کپی و اقدام به ارسال آن کنید.
برای لینک پرداخت آنلاین ابتدا باید مبلغ پرداختی، پروژه مربوطه و مدت اعتبار لینک را تعیین و مانند لینک کارت حساب اقدام به ایجاد و ارسال کنید.
تنظیمات > تنظیمات مالی > سربرگ فاکتور اقدام به فعال‌سازی فاکتور آنلاین کنید.ورود و صدور فایل اکسل
با دریافت فایل خروجی اکسل کل اطلاعات طرف حساب‌های خود در سیستم حسابفا را در قالب یک فایل اکسل دریافت می‌کنید. شما همچنین میتوانید از امکان ورود و صدور فایل اکسل، جهت ویرایش اطلاعات اشخاص به‌صورت دسته‌جمعی به‌جای ویرایش تک‌تک آن‌ها از طریق مرورگر استفاده کنید. حسابفا از طریق کد هر شخص، متوجه میشود که آیا شخص از قبل وجود دارد که در این حالت آن را ویرایش و یا شخص وجود ندارد که در این حالت شخص جدیدی ثبت و ذخیره می‌کند.
شما میتوانید اطلاعات اشخاص یا طرف حساب‌های خود را به‌صورت گروهی از فایل اکسل وارد حسابفا کنید. برای این کار بالا سمت چپ دکمه را فشار دهید و ورود اطلاعات از اکسل را انتخاب کنید. پس از مطالعه نکات، فایل قالب را دانلود و داده‌ها را مطابق نمونه وارد کنید. سپس فایل کامل شده را انتخاب کرده و ارسال نمایید.
ورود اطلاعات اشخاص از اکسل باعث صرفه‌جویی در وقت شما میشود. شما میتوانید با تهیه خروجی اکسل از اطلاعات طرف حسابها، از سیستم حسابداری قبلی خود و کپی پیست کردن آن‌ها در فایل قالب اکسل حسابفا ، تمام اطلاعات را یکجا وارد سیستم کنید. ممکن است شما اطلاعات طرف حساب‌های خود را از قبل در یک فایل اکسل ذخیره کرده باشید، که با این امکان به‌راحتی میتوانید آن‌ها را وارد حسابفا کنید.
ادغام تراکنش ها
شما با استفاده از این گزینه میتوانید تمامی تراکنش های مربوط به یک شخص را به حساب یک شخص دیگر منتقل کنید. که در این صورت تراکنش های کارت حساب شخص مبدا حذف و مانده آن صفر میشود و به کارت حساب شخص مقصد اضافه میگردد.
مانده اول دوره اشخاص
جهت ثبت مانده اول دوره اشخاص از منوی حسابداری > تراز افتتاحیه > بدهکاران/بستانکاران با انتخاب یا تعریف شخص، مانده ابتدای دوره آن را ثبت کنید. اشخاص دارای مانده بدهکار را در قسمت بدهکاران یا حساب‌های دریافتنی و افراد دارای مانده بستانکار را در قسمت بستانکاران یا حساب‌های پرداختنی ثبت کنید.